Conditions Générales d'Utilisation

1. Qui fournit le service

WorkLogTracker est un service de RMTracker S.L. (nom commercial RMTracker Solutions), CIF B88803085, dont le siège est situé Avenida de Andalucía 36, Local 2, 29793 Torrox (Málaga), Espagne, immatriculée au Registre du commerce de Málaga. Les données d'identification complètes figurent dans les mentions légales.

2. Définitions

Afin de lire les présentes conditions sans ambiguïté, les termes suivants ont la signification ci-dessous :

3. Objet et acceptation

Les présentes conditions régissent la souscription et l'utilisation de WorkLogTracker, une application d'enregistrement du temps de travail et de rapports de travail. Elles sont acceptées lors de la création du compte et de la création de l'entreprise dans l'application, conjointement avec la politique de confidentialité et l'Annexe I. Chaque acceptation est consignée : qui l'a faite, quand et quelle version de chaque texte était en vigueur.

Le service s'adresse aux entreprises et aux professionnels pour leur activité commerciale ou professionnelle. Il ne s'agit pas d'un service destiné aux consommateurs : la personne qui souscrit déclare le faire dans le cadre de cette activité.

4. Inscription, comptes et rôles

La personne qui crée une entreprise dans l'application devient Propriétaire de ce compte et déclare avoir le pouvoir d'engager le Client qu'elle représente. Le Propriétaire inscrit les autres Utilisateurs et attribue à chacun un rôle (administrateur, responsable d'équipe, auditeur ou salarié), qui détermine ce qu'il peut voir et faire au sein de l'entreprise.

Chaque Utilisateur est responsable de la garde de ses identifiants, qui sont personnels et ne doivent pas être partagés. Les comptes créés par l'entreprise imposent de changer le mot de passe initial lors de la première connexion. Si le Client soupçonne qu'une personne a accédé au service sans autorisation, il doit changer les mots de passe concernés et prévenir au plus vite legal@rmtrackersolutions.com.

5. Licence d'utilisation

Pendant la durée de l'abonnement, ou pendant l'essai gratuit, RMTracker S.L. concède au Client et à ses Utilisateurs un droit d'utilisation du service non exclusif, non cessible et sans possibilité de sous-licence, limité à la gestion interne de l'activité du Client. L'application est mise à disposition, et non vendue : aucun droit sur le logiciel n'est transmis au-delà de celui-ci.

6. Utilisation acceptable

Le Client et ses Utilisateurs s'engagent à ne pas :

• utiliser le service à des fins contraires à la loi, en particulier à la réglementation du travail et de la protection des données, ou pour surveiller les salariés au-delà de ce que la loi permet ;
• revendre, louer ou mettre le service à la disposition de tiers étrangers à leur entreprise ;
• copier, modifier, décompiler ou procéder à l'ingénierie inverse du logiciel, sauf dans la mesure où la loi le permet expressément ;
• tenter d'accéder aux données d'autres entreprises, contourner les mesures de sécurité ou les contrôles d'accès, ou tester des vulnérabilités sans autorisation écrite préalable ;
• introduire des virus ou tout code malveillant, ou faire un usage automatisé qui surcharge la plateforme ou dégrade le service des autres clients ;
• saisir dans le service des données de personnes sans base légale pour le faire, ni des diagnostics ou autres informations cliniques dans les champs de texte libre.

7. Prix et facturation

Le service est facturé par place occupée. Chaque Utilisateur actif de l'entreprise occupe une place, à l'exception du Propriétaire du compte, qui n'en occupe aucune. Une personne suspendue cesse d'occuper une place à compter de sa suspension.

Le minimum mensuel ne s'ajoute pas au montant par personne : c'est le plus élevé des deux qui est facturé. Avec trois salariés en formule mensuelle, le montant est de 6,00 € plus TVA. Pour les autres pays, leurs tarifs spécifiques s'appliquent. Les changements de tarif pour les clients ayant un contrat antérieur sont communiqués conformément à la clause relative aux modifications des présentes conditions.

Le Propriétaire choisit la formule personne par personne et peut les combiner. Le taux d'imposition applicable dépend du pays du Client et est calculé par la passerelle de paiement au moment de l'encaissement.

L'encaissement s'effectue par l'intermédiaire de Stripe, qui émet les reçus et factures de chaque période avec les données fiscales indiquées par le Client lors de la souscription. Le Client accepte de recevoir les factures au format électronique. Si des personnes sont inscrites ou désinscrites au cours d'une période, la différence est calculée au prorata et reportée sur la facture suivante, de sorte qu'une inscription ne génère pas de débit immédiat sur la carte.

Mise en service assistée. Lorsque le compte d'une entreprise d'Espagne ou du Portugal est préparé par RMTracker ou par un commercial ou partenaire de WorkLogTracker (données de l'entreprise, salariés et horaires prêts, afin que le Propriétaire n'ait plus qu'à le réclamer), des frais de mise en service assistée de 40,00 € + TVA, en un paiement unique, peuvent être facturés. Ils sont annoncés avant la réclamation du compte, ajoutés une seule fois au premier paiement de l'abonnement et, comme les autres montants, ne sont pas remboursés.

Les prix peuvent être révisés. Toute hausse sera communiquée au moins trente jours à l'avance et n'affectera pas une période déjà payée ; si elle n'est pas acceptée, l'abonnement peut être résilié avant qu'elle ne prenne effet.

8. Essai gratuit

L'essai gratuit dure quatorze jours sans avoir à saisir de carte, à compter de la création du compte de la personne qui inscrit l'entreprise. Il est commun à toutes les entreprises de ce compte : une entreprise ajoutée plus tard ne dispose que des jours restants, et d'aucun si les quatorze jours sont déjà écoulés. Pendant l'essai, le service est entièrement disponible. À son terme, un abonnement actif est nécessaire pour continuer à inscrire de nouvelles personnes.

9. Que se passe-t-il si le paiement échoue

Si le compte n'est plus à jour de ses paiements, l'inscription de nouvelles personnes est bloquée. Le pointage et la consultation de son propre historique ne sont pas bloqués.

C'est délibéré. Tenir l'enregistrement du temps de travail est une obligation légale de l'employeur, et suspendre cette fonction pour défaut de paiement exposerait le Client à des sanctions et le priverait de la preuve qu'il est tenu de conserver. Un paiement échoué accorde en outre sept jours de grâce avant de produire le moindre effet.

10. Durée, renouvellement et résiliation

L'abonnement est renouvelé automatiquement à la fin de chaque période, mensuelle ou annuelle, jusqu'à sa résiliation. Il peut être résilié à tout moment depuis l'application elle-même. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, sans remboursement du montant correspondant à cette période.

Une fois l'abonnement terminé, le Client dispose de trente jours pour exporter son enregistrement et ses autres données au moyen des fonctions de l'application. Passé ce délai, elles sont supprimées dans les conditions prévues à la section 9 de l'Annexe I. La réglementation du travail oblige le Client à conserver l'enregistrement du temps de travail pendant quatre ans : l'exporter avant cette échéance est ce qui lui permet de continuer à respecter cette obligation.

11. Obligations du Client

• Informer son personnel et, le cas échéant, ses représentants, du système d'enregistrement, du traitement de leurs données et de l'utilisation de la localisation au moment du pointage, conformément à l'article 13 du RGPD et à l'article 90 de la LOPDGDD. En tant qu'employeur, cette information lui incombe.
• Disposer d'une base légale pour saisir les données personnelles qu'il saisit et tenir à jour celles des personnes inscrites.
• Attribuer les rôles avec discernement : les personnes ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'auditeur peuvent voir des données sensibles, comme les arrêts maladie ou les identifiants professionnels.
• Utiliser le service conformément à la section 6 et répondre de ce que ses Utilisateurs en font.
• Répondre du contenu qu'il saisit dans l'application.

12. Disponibilité, maintenance et assistance

RMTracker S.L. met en œuvre les moyens raisonnables pour que le service soit disponible de manière continue, sans s'engager sur un pourcentage précis de disponibilité sauf accord écrit exprès. Des interruptions pour maintenance pourront avoir lieu ; elles seront effectuées, dans la mesure du possible, aux heures de moindre activité.

L'application fonctionne hors connexion : les pointages sont enregistrés sur l'appareil et synchronisés au retour de la connexion, de sorte qu'une panne du service n'empêche pas de pointer.

Pour utiliser le service, il faut un appareil Android ou iOS doté d'une version du système compatible avec l'application, selon sa fiche sur Google Play ou l'App Store, ou un navigateur à jour pour la version web, ainsi qu'une connexion internet pour la synchronisation. L'entretien des appareils et de la connexion incombe au Client.

Le service évolue : des erreurs sont corrigées et des fonctions sont ajoutées ou améliorées. RMTracker S.L. ne supprimera pas, pendant une période déjà payée, les fonctions essentielles d'enregistrement du temps de travail, de consultation et d'exportation.

L'assistance est fournie par courrier électronique à info@rmtrackersolutions.com et par l'intermédiaire de la page d'assistance, sans coût supplémentaire.

13. Données du Client et protection des données

Les Données du Client lui appartiennent. RMTracker S.L. ne les traite que pour fournir le service, conformément à la politique de confidentialité, et ne les utilise pour aucune finalité propre : il ne les vend pas, ne les cède pas sauf obligation légale et ne les utilise pas pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle. Le traitement que RMTracker effectue pour le compte du Client est régi par l'Annexe I relative à la sous-traitance, qui fait partie intégrante des présentes conditions.

Les mesures techniques et organisationnelles qui les protègent sont décrites dans la politique de sécurité.

14. Propriété intellectuelle et industrielle

Le logiciel, son code, sa conception, la documentation et les signes distinctifs WorkLogTracker et RMTracker Solutions appartiennent à RMTracker S.L. ou à quiconque l'a autorisé à les utiliser. Les présentes conditions ne transmettent aucun de ces droits au Client, au-delà de la licence prévue à la section 5.

Si le Client propose des améliorations ou communique des suggestions, RMTracker S.L. peut les intégrer librement au service, sans que cela n'entraîne d'obligation de paiement ni aucun droit sur le résultat.

15. Confidentialité

Les parties s'engagent à garder confidentielles les informations non publiques de l'autre partie auxquelles elles accèdent à l'occasion de cette relation, dans les conditions prévues à la section 11 de l'Annexe I, qui s'applique à l'ensemble de la relation et pas seulement aux données personnelles.

16. Responsabilité

RMTracker S.L. répond des dommages directs causés par un manquement aux présentes conditions, dans la limite du montant versé par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur de la responsabilité. Il ne répond ni du manque à gagner ni des dommages indirects.

Il ne répond pas non plus des dommages résultant :

• d'une utilisation du service contraire aux présentes conditions ou aux instructions d'utilisation ;
• des informations que le Client ou ses Utilisateurs saisissent, ou des décisions qu'ils prennent sur leur base ;
• de défaillances des réseaux de télécommunications, des appareils ou de la connexion du Client, qui ne dépendent pas de RMTracker S.L.

Rien de ce qui précède ne limite la responsabilité dans les cas où la loi ne permet pas de la limiter, comme le dol ou la faute lourde.

La bonne tenue de l'enregistrement du temps de travail incombe à l'employeur. WorkLogTracker est l'outil avec lequel il la tient.

17. Force majeure

Aucune partie ne répond d'un manquement causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable, qu'elle ne pouvait ni prévoir ni éviter, tels que des catastrophes naturelles, des coupures générales d'approvisionnement ou de télécommunications, des cyberattaques à grande échelle ou des actes de l'autorité. L'obligation concernée est suspendue pendant la durée de la cause, que la partie affectée communiquera au plus vite. La force majeure ne dispense pas de payer le service déjà fourni.

18. Suspension et résiliation

RMTracker S.L. pourra suspendre le service s'il détecte une utilisation mettant en danger la sécurité ou l'intégrité de la plateforme ou des données d'autres clients, en prévenant le Client sauf si l'urgence l'en empêche. La suspension sera limitée à ce qui est nécessaire et durera le temps strictement indispensable.

Chacune des parties peut résilier le contrat si l'autre manque gravement aux présentes conditions et n'y remédie pas dans les quinze jours suivant une mise en demeure écrite. À la fin du contrat, quelle qu'en soit la cause, s'applique ce qui est prévu à la section 10 concernant l'exportation des données.

19. Communications

Les communications relatives au contrat se font par écrit et par courrier électronique : celles du Client, à legal@rmtrackersolutions.com ; celles de RMTracker S.L., à l'adresse électronique du compte du Propriétaire, que le Client doit tenir à jour.

20. Cession

Le Client ne peut céder sa position dans le contrat sans le consentement de RMTracker S.L. RMTracker S.L. pourra la céder à une société qui lui succède dans l'activité, par fusion, scission ou transmission de l'entreprise, à condition que les présentes conditions soient maintenues ; le Client en sera informé et pourra résilier sans pénalité s'il n'est pas d'accord.

21. Modification des présentes conditions

Les conditions peuvent être modifiées. Les changements substantiels seront communiqués au moins trente jours à l'avance et, s'ils ne sont pas acceptés, le Client peut résilier sans pénalité avant leur entrée en vigueur. Les versions antérieures et la date de chaque acceptation sont conservées, et le Client peut demander à tout moment la version qu'il a acceptée.

22. Interprétation

Si une clause était déclarée nulle, les autres conditions resteraient en vigueur et la clause concernée serait remplacée par une clause valable se rapprochant le plus possible de sa finalité. Le fait qu'une partie n'exige pas à un moment donné l'exécution d'une obligation ne vaut pas renonciation à l'exiger ultérieurement.

En matière de protection des données, les dispositions de l'Annexe I prévalent sur les présentes conditions. Les présentes conditions sont rédigées en espagnol ; si des traductions sont publiées, la version espagnole prévaut en cas de divergence.

23. Loi applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit espagnol. Les parties se soumettent aux juridictions de la ville de Málaga, en renonçant expressément à toute autre juridiction, sans préjudice de la juridiction impérative applicable lorsque l'autre partie a la qualité de consommateur.