Política de Privacidad

Esta política explica qué datos personales se tratan cuando se usa la aplicación WorkLogTracker, para Android, iOS o navegador, y cuando se visita la web www.worklog-tracker.com o se escribe a RMTracker S.L.

1. Quién trata tus datos y en qué condición

WorkLogTracker es una herramienta que las empresas usan para cumplir su obligación de registrar la jornada de su plantilla. Eso hace que haya tratamientos distintos con responsables distintos, y conviene distinguirlos porque de ello depende a quién debes dirigirte para ejercer tus derechos.

Si eres una persona trabajadora y quieres ejercer tus derechos sobre tus fichajes o tus partes de trabajo, tu interlocutor es tu empresa. RMTracker S.L. le prestará la asistencia que el RGPD exige a un encargado.

Los datos identificativos completos figuran también en el Aviso Legal.

2. Qué datos se tratan en la aplicación

Sobre la ubicación, con claridad

La aplicación no realiza seguimiento continuo. La ubicación se consulta únicamente en el momento en que la persona pulsa para fichar, y solo para comprobar la distancia al centro de trabajo. Entre un fichaje y el siguiente la aplicación no consulta la posición del dispositivo. Si se deniega el permiso de ubicación, el fichaje se registra igualmente, sin coordenadas.

Dentro de la empresa, la ubicación de un fichaje la ve la propia persona y, sobre un mapa junto al centro de trabajo y su radio, quienes tienen el rol de propietario, administrador o auditor y el responsable del equipo de esa persona. Nadie más de la plantilla la ve. Las imágenes de ese mapa las sirve la OpenStreetMap Foundation, como se explica en el apartado 6.

Al terminar el horario

Si la empresa ha asignado un horario, al llegar su hora de fin la aplicación muestra un aviso local en el dispositivo que pregunta si la persona ficha la salida o sigue trabajando. Ese aviso lo programa y lo genera el propio teléfono: no pasa por ningún servicio de notificaciones externo y no se envía nada a terceros. En la versión web, la pregunta aparece dentro de la propia aplicación.

La ubicación se guarda solo cuando la persona responde, al fichar la salida o al pulsar «Seguir trabajando», igual que en cualquier otro fichaje y con las mismas reglas: nunca en segundo plano ni en un momento en que no haya pulsado nada.

Si nadie ficha la salida, unas horas después del fin del horario (las que fije la empresa, cuatro si no indica otra cosa) la jornada se cierra a la hora de fin del horario como «salida sin confirmar». Si la persona pulsó «Seguir trabajando», no se cierra entonces: si después tampoco ficha la salida, la cierra el cierre de seguridad, pasadas las horas sin actividad que fije la empresa (catorce si no indica otra cosa), a la hora en que pulsó «Seguir trabajando». En los dos casos, en el siguiente fichaje de entrada se pide a la persona que confirme la hora del cierre o declare la hora exacta a la que salió.

También se pregunta al fichar la salida después del fin del horario, pasado el margen que fije la empresa (quince minutos si no indica otra cosa), si no consta que la persona siguiera trabajando. Si confirma que terminó a la hora de fin del horario, esa hora sustituye a la que fichó, que sigue constando en el registro.

El tiempo trabajado después del fin del horario, fichado o declarado, se anota como horas extra declaradas por la propia persona (horas complementarias si su contrato es a tiempo parcial). La hora declarada o confirmada y esas horas se conservan en el registro de jornada junto con el momento en que se declararon.

Además de la propia persona, estas salidas y la ubicación de esas respuestas, sobre un mapa junto al centro de trabajo y su radio, las ven quienes tienen el rol de propietario, administrador o auditor; el propietario y el administrador pueden abrir una incidencia sobre ellas. Forman parte del registro de jornada, con su misma base jurídica y su mismo plazo de conservación (apartados 4 y 5).

Las nóminas

La empresa puede guardar en la aplicación la nómina de cada persona para que esta la descargue cuando quiera. Es opcional para la empresa, que puede no usarlo y que puede borrar en cualquier momento las nóminas que haya guardado.

Una nómina solo la ven la propia persona y quienes tienen el rol de propietario, administrador o auditor. Los responsables de equipo y el resto de la plantilla no las ven. Se guardan en Supabase, en la Unión Europea (región de Irlanda), durante el plazo de conservación que haya configurado la empresa, que como mínimo es de cuatro años.

Datos de categorías especiales

WorkLogTracker no utiliza huella dactilar, reconocimiento facial ni ningún otro dato biométrico para fichar. Sí trata un dato relativo a la salud: que una persona está de baja médica, con sus fechas. La aplicación no pide diagnósticos ni partes médicos.

Dentro de la empresa, una baja médica solo la ven la propia persona y quienes tienen el rol de propietario, administrador o auditor, que son los tres que pueden emitir el registro oficial de jornada. Los responsables de equipo y el resto de la plantilla no ven ni el tipo ni las fechas de una baja; a lo sumo, un responsable puede ver que un retraso de alguien de su equipo quedó justificado por una ausencia aprobada, sin ver cuál. Fuera de la empresa solo puede consultarla el personal de soporte de RMTracker mientras la empresa le haya dado permiso de acceso desde la aplicación (ver apartado 10); actúa como encargado del tratamiento y está obligado a guardar confidencialidad. En el registro oficial de jornada los días de baja constan como «Baja médica», porque el registro tiene que explicar por qué esos días no hay jornada.

El motivo de un permiso o de cualquier otra ausencia que no sea una baja sí lo ve, en cambio, el responsable del equipo de esa persona, que es quien puede aprobarla. Basta con indicarlo de forma genérica (por ejemplo, «consulta médica»): ni el motivo, ni el comentario de quien resuelve la solicitud, ni las observaciones libres de un fichaje o de un parte deben emplearse para anotar diagnósticos ni otra información clínica.

Permisos que pide la aplicación

Ningún permiso es imprescindible para fichar. Todos pueden denegarse o retirarse en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo.

El dictado por voz

Para convertir la voz en texto, la aplicación usa el servicio de reconocimiento de voz del propio sistema operativo del teléfono, de Apple o de Google. Según el dispositivo y su configuración, ese servicio puede procesar el audio en el propio teléfono o enviarlo a los servidores de su fabricante, que lo trata conforme a sus propias condiciones. WorkLogTracker no recibe ni guarda el audio: solo el texto resultante, y únicamente si decides guardarlo en el parte.

Lo que se guarda en tu dispositivo

Para que se pueda fichar sin conexión, la aplicación guarda en el propio dispositivo, o en el navegador si se usa la versión web, los fichajes y partes pendientes de enviar y la lista de centros de trabajo. Se envían al servidor al recuperar la conexión. La sesión iniciada y las preferencias, como el idioma, también se guardan en el dispositivo; el detalle de lo que se guarda en el navegador está en la política de cookies.

Si tu empresa llegó a través de un comercial

RMTracker S.L. trabaja con comerciales independientes que cobran una comisión por las empresas que traen. Si al crear tu empresa escribiste el código o usaste la invitación de un comercial, o reclamaste un alta que te preparó, queda anotado que tu empresa le corresponde. Ese comercial ve en su portal solo el nombre de la empresa, su fecha de alta, el estado de la suscripción (en prueba, activa, impagada o cancelada) y, por cada pago, su fecha, la base sobre la que se calcula la comisión y el importe de esta. No ve a la plantilla, los fichajes, los partes de trabajo ni ningún otro dato del uso del servicio.

Si no quieres que tu empresa quede asignada a un comercial, basta con no escribir ningún código al crearla. Si ya lo está y quieres que deje de estarlo, escribe a legal@rmtrackersolutions.com.

Si un comercial o RMTracker te prepara la cuenta

Si lo pides, un comercial o el equipo de RMTracker S.L. pueden dejar preparada la cuenta de tu empresa para que solo tengas que revisarla. Para eso guardan el nombre de la empresa, su NIF o CIF, el país y la zona horaria, y el nombre y el correo electrónico de la persona que la reclamará. Si la empresa lo facilita, guardan también una lista de su plantilla con, como mucho, nombre, correo electrónico, puesto, teléfono, código de empleado y el rol que tendrá en la aplicación (empleado, encargado, administrador o auditor) y el horario que tendrá asignado. También pueden dejar preparados los horarios de trabajo de la empresa. No se guardan NIF, NIE ni número de la Seguridad Social de la plantilla: esos datos los añade la propia empresa después, si los necesita.

Estos datos solo los ven quien preparó el alta y la administración de RMTracker S.L. Se entrega un enlace personal que muestra el nombre de la empresa, quién la preparó y el nombre y el correo de la persona responsable, y con el que solo esa persona, entrando con ese mismo correo ya confirmado, puede reclamar la cuenta. Al reclamarla acepta las condiciones, esta política y el encargo del tratamiento, y la empresa queda creada como cualquier otra. Desde ese momento, quien la preparó deja de verla y, si es un comercial, solo recibe lo que se explica en «Si tu empresa llegó a través de un comercial».

La lista de la plantilla se usa únicamente para que la empresa dé de alta a esas personas en la aplicación, revisándola y completándola antes. Cuando la empresa las da de alta, o descarta la lista, la lista se borra; sus datos pasan a ser, en su caso, datos de la plantilla de los que responde la empresa. Corresponde a la empresa que facilita la lista informar a su plantilla de que la ha compartido para preparar su cuenta.

Puedes pedirlo desde el formulario de solicitud de demostración de esta web. Por él nos envías esos mismos datos y, además, el teléfono de la persona responsable, el tamaño aproximado y el sector de la empresa y, si quieres, el nombre comercial, cuándo llamarte y un comentario. Solo los ve la administración de RMTracker S.L., que los usa para preparar la cuenta. La cuenta puede prepararse automáticamente en cuanto envías la solicitud: en ese caso te llega al momento, a ese correo, el enlace personal para reclamarla; si no la pediste tú, basta con no abrirlo, y el alta queda sin efecto a los treinta días. La lista de la plantilla no se incluye en los correos de aviso y se borra de la web en cuanto la cuenta queda preparada o se descarta la solicitud y, en todo caso, a los treinta días de enviarla.

Si eres comercial

De las personas y empresas que colaboran como comerciales se tratan: nombre o razón social, NIF, domicilio fiscal, correo electrónico, IBAN, el tipo de IVA y de retención que les corresponde, las facturas que suben en PDF y el detalle de sus comisiones y de los pagos recibidos. Sirven para calcular y pagar las comisiones y para cumplir las obligaciones contables y fiscales.

3. Si visitas la web o nos escribes

Los campos marcados con asterisco en los formularios son necesarios para atender la solicitud: sin ellos no se puede enviar. No se envían comunicaciones comerciales por correo electrónico a quien no las ha pedido. La web no usa cookies de publicidad.

Estadísticas de visitas. Para saber cuántas personas visitan la web, desde dónde y qué les interesa, cada página vista se anota en nuestros propios servidores con: la página, el idioma y el país elegidos en la web, el dominio del sitio desde el que llegas, los parámetros de campaña del enlace (utm_*), si usas un móvil, una tableta o un ordenador, y algunos clics, como los que llevan a pedir una demostración. Además:

• País, región y ciudad aproximados. Se deducen de tu dirección IP en el momento, con una base de datos de geolocalización instalada en nuestros servidores (DB-IP), sin enviar la IP a nadie. La IP no se guarda.
• Visitantes únicos del día. Para contar cuántas personas distintas visitan la web cada día se calcula una huella irreversible de tu IP y de tu navegador combinados con una clave que cambia cada día y se destruye al día siguiente. No se guarda ni la IP ni el navegador, y la huella no permite reconocerte otro día.
• Si aceptas las estadísticas en el aviso de cookies, tu navegador guarda además un identificador aleatorio durante trece meses, para saber si vuelves a visitarnos. Puedes retirar el consentimiento cuando quieras desde «Preferencias de cookies», al pie de la web, y el identificador se borra. Tu elección caduca a los trece meses y entonces se te vuelve a preguntar.
• Justificante de tu elección. Cada vez que aceptas o rechazas las estadísticas guardamos la elección, la fecha, la versión de la política de cookies y un número aleatorio que conserva tu navegador, para poder demostrar el consentimiento. No incluye tu IP ni otros datos que te identifiquen.

4. Base jurídica

El artículo 90 de la LOPDGDD exige informar a la plantilla y a sus representantes, de forma expresa y previa, del uso de sistemas de geolocalización. Esa información corresponde darla a la empresa empleadora, que es quien decide implantar el sistema.

Cuando un tratamiento se basa en el interés legítimo, puedes oponerte a él por motivos relacionados con tu situación particular, como explica el apartado 9.

5. Cuánto tiempo se conservan

• Registro de jornada: cuatro años, el plazo que impone la normativa laboral para tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Vencido ese plazo, un proceso automático mensual suprime los fichajes, incidencias, correcciones y trazas caducados, y deja constancia de cuántos registros se suprimieron y de qué periodo, sin guardar ningún dato personal.
• Partes de trabajo: mientras dure la relación con el cliente y después durante los plazos de prescripción de las acciones que puedan derivarse.
• Ausencias y cupos: como los partes, mientras dure la relación con el cliente y después durante los plazos de prescripción de las acciones que puedan derivarse. Las que explican un día del registro de jornada figuran en él y se conservan al menos lo mismo que ese registro.
• Nóminas: durante el plazo de conservación que configure la empresa, que como mínimo es de cuatro años, salvo que antes las borre la propia empresa.
• Datos de facturación: durante los plazos exigidos por la normativa mercantil y fiscal.
• Cuenta: mientras la suscripción esté activa. Al terminar, la empresa dispone de treinta días para exportar sus datos; después se suprimen o se bloquean salvo los que deban conservarse por obligación legal.
• Aceptaciones de los textos legales: mientras dure la relación y después durante los plazos de prescripción de las responsabilidades que puedan derivarse, porque son la prueba de lo que se aceptó.
• Asignaciones a comerciales, comisiones y facturas de los comerciales: mientras dure la relación con el comercial y, después, durante los plazos que exige la normativa mercantil y fiscal.
• Altas preparadas: si nadie reclama la cuenta en treinta días desde que se crea o se renueva el enlace, o si se anula, se borra la lista de la plantilla y el alta queda sin efecto. Una vez reclamada, la lista se borra cuando la empresa da de alta a esas personas o la descarta y, en todo caso, a los treinta días. Se conserva un registro de cada paso (creación, cambios, reclamo, anulación), sin datos de la plantilla, para poder acreditar cómo se gestionó. Si la pides desde la web, la lista de la plantilla se borra de la web en cuanto la cuenta queda preparada o se descarta la solicitud y, como mucho, a los treinta días de enviarla; el resto de la solicitud, a los doce meses.
• Solicitudes de demostración y de contacto: mientras se atienden y se hace su seguimiento. Si no se llega a contratar el servicio, se suprimen a los doce meses del último contacto, o antes si lo pides. Si se contrata, pasan a conservarse como datos de la cuenta del cliente.
• Solicitudes de eliminación de cuenta y de ejercicio de derechos: el tiempo necesario para atenderlas y, después, durante los plazos de prescripción de las responsabilidades que puedan derivarse de cómo se atendieron.
• Correos de soporte y consultas: mientras se resuelve la consulta y, si eres cliente, mientras dure la relación.
• Datos técnicos de la navegación: solo los plazos breves durante los que los proveedores de alojamiento y distribución de la web guardan sus registros técnicos.
• Estadísticas de visitas: cuatrocientos días, pasados los cuales se suprimen solas. La clave diaria con la que se cuentan los visitantes únicos se destruye al día siguiente, y el identificador de estadísticas de tu navegador dura trece meses o hasta que retires el consentimiento. Los justificantes de tu elección en el aviso de cookies se conservan tres años, el plazo de prescripción más largo de las infracciones de la LSSI-CE.

Los fichajes no se pueden borrar ni alterar desde la aplicación: un error se corrige añadiendo una corrección aprobada por un responsable, que queda registrada junto al fichaje original. Eso es deliberado, porque un registro que se pudiera reescribir no serviría como prueba.

6. Quién más interviene

Para prestar el servicio y mantener la web se recurre a los siguientes proveedores. Salvo la OpenStreetMap Foundation y Google (YouTube), por lo que se explica bajo la tabla, actúan como encargados o subencargados del tratamiento y con ellos existe el contrato exigido por el artículo 28 del RGPD:

Al abrir el mapa de un fichaje, el navegador o el dispositivo de quien lo consulta pide las imágenes del mapa directamente a los servidores de la OpenStreetMap Foundation, que reciben su dirección IP y las porciones del mapa que se muestran, pero no el nombre de nadie ni ningún otro dato del registro de jornada. Por eso no figura como subencargado en el contrato de encargo.

El portal de comerciales, al que solo acceden los comerciales, los comerciales Pro, los partners y la administración de RMTracker, ofrece tutoriales en vídeo alojados en YouTube. Al abrir la lista de tutoriales, el navegador o el dispositivo de quien la consulta pide las miniaturas de los vídeos a los servidores de YouTube (i.ytimg.com), y al reproducir uno se carga el reproductor de YouTube en su modo de privacidad mejorada (youtube-nocookie.com), que puede guardar información en el navegador o el dispositivo mientras se ve el vídeo. Google recibe así la dirección IP y los datos técnicos de la conexión de quien mira, y trata lo que observa de la reproducción como responsable, según su propia política de privacidad. No recibe ningún dato del registro de jornada ni de la cuenta, y no se anota quién ve qué tutorial. Por eso no figura como subencargado en el contrato de encargo. Las personas de la plantilla de una empresa cliente no usan este portal.

Los datos de la tarjeta se introducen directamente en la pasarela de pago y no llegan en ningún momento a los servidores de WorkLogTracker. Stripe trata además algunos datos del pago por cuenta propia, como responsable, para prevenir el fraude y cumplir sus obligaciones legales como entidad de pago.

Actúan también por su cuenta, y no por la de RMTracker S.L., Apple y Google cuando descargas la aplicación desde sus tiendas o usas el reconocimiento de voz de sus sistemas.

Si tu empresa llegó a través de un comercial, ese comercial recibe la información descrita en el apartado 2, y nada más.

Fuera de estos casos, no se venden ni se ceden datos a terceros salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente, como la Inspección de Trabajo, los juzgados o la Agencia Tributaria.

7. Transferencias internacionales

Los datos de la aplicación se alojan en la Unión Europea. Algunos proveedores son empresas de fuera del Espacio Económico Europeo o pueden acceder a los datos desde fuera para prestar su servicio. En esos casos la transferencia solo se hace con alguna de las garantías que exige el capítulo V del RGPD:

Puedes pedir información sobre estas garantías escribiendo a legal@rmtrackersolutions.com.

8. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

La aplicación genera avisos de forma automática: por ejemplo, cuando un fichaje se realiza fuera del radio del centro asignado o cuando una jornada queda abierta demasiado tiempo. Esos avisos no producen por sí mismos ningún efecto: son una señal para que una persona los revise y decida. No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos o similarmente significativos en el sentido del artículo 22 del RGPD, ni se elaboran perfiles.

WorkLogTracker no usa sistemas de inteligencia artificial para evaluar a las personas ni su rendimiento, y los datos no se emplean para entrenar modelos. El único reconocimiento automático que interviene es el dictado por voz, que presta el sistema operativo del teléfono cuando la persona lo pide.

9. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento, sin coste, los derechos siguientes:

• Acceso: saber si se tratan tus datos, cuáles, para qué, de dónde proceden, a quién se comunican y durante cuánto tiempo.
• Rectificación: corregir los datos inexactos o completar los incompletos. Un fichaje se rectifica mediante una corrección, que conserva el original.
• Supresión: que se borren tus datos cuando ya no sean necesarios, salvo los que deban conservarse por obligación legal, como el registro de jornada.
• Oposición: que dejen de tratarse tus datos cuando el tratamiento se basa en el interés legítimo, salvo motivos legítimos imperiosos o la defensa de reclamaciones.
• Limitación: que se conserven sin tratarlos mientras se resuelve una reclamación sobre su exactitud o sobre tu oposición, o cuando los necesites para una reclamación.
• Portabilidad: recibir los datos que facilitaste, en un formato estructurado y de uso común, o que se transmitan a otro responsable.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o similares, que WorkLogTracker no toma.
• Retirar el consentimiento, cuando el tratamiento se base en él, sin que ello afecte a lo tratado antes.

A quién dirigirte:

• Si eres persona trabajadora y se trata de tus fichajes, partes, ausencias, nóminas u horarios, dirígete a tu empresa, que es la responsable. Si escribes a RMTracker S.L., se le trasladará tu solicitud sin demora.
• En los demás casos —tu cuenta, tu facturación, tus datos como comercial o lo que enviaste por la web—, escribe a legal@rmtrackersolutions.com indicando qué derecho ejerces. Para eliminar tu cuenta puedes usar también la página de eliminación de cuenta.

Si hay dudas razonables sobre tu identidad, podrá pedirse la información necesaria para confirmarla. La solicitud se atiende en el plazo de un mes, ampliable en otros dos cuando sea compleja, avisándote de ello, conforme al artículo 12 del RGPD.

Si consideras que tus datos no se han tratado correctamente, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es).

10. Seguridad

El acceso a los datos está limitado por empresa y por rol mediante seguridad a nivel de fila en la base de datos: una persona solo alcanza los datos de la empresa a la que pertenece, y dentro de ella solo los que su rol permite. Las contraseñas se almacenan cifradas por el proveedor de autenticación, las comunicaciones viajan cifradas, los datos se cifran en reposo y las acciones relevantes quedan registradas.

Los identificadores laborales, por ser datos personales cuyo conocimiento no necesita el resto de la plantilla, se guardan separados del resto de la ficha y solo son accesibles para la propia persona y para quien gestiona la nómina o atiende una inspección.

Acceso del personal de RMTracker. El personal de RMTracker no tiene acceso permanente a los datos de la plantilla de una empresa. Sin permiso, solo ve los datos de la cuenta que necesita para facturar y gestionar el servicio, como los de la empresa, su suscripción, sus pagos y la aceptación de los textos legales. Para ayudar con una consulta, quien tiene el rol de propietario o administrador puede concederle desde la aplicación un permiso de acceso de soporte por 24 horas, 72 horas o 7 días, y revocarlo en cualquier momento. Mientras dura, el personal de soporte autorizado ve las pantallas de la empresa en modo de solo lectura: no puede cambiar nada, no ve los identificadores laborales (NIF o NIE y número de la Seguridad Social) ni los documentos enviados a la plantilla y sus firmas, y no puede abrir ficheros, como las nóminas o los adjuntos, fotografías y firmas de los partes de trabajo. Cada permiso, cada revocación y cada entrada en modo soporte quedan registrados, y la empresa puede consultarlos en la aplicación.

Solo en una emergencia (el servicio no funciona, hay un incidente que afecta a la integridad de los datos o la empresa no puede conceder el permiso) el personal técnico autorizado de RMTracker puede consultar directamente la base de datos. Antes de hacerlo deja constancia en ese registro del motivo, y la aplicación avisa a quienes tienen el rol de propietario o administrador de la empresa.

El detalle de las medidas y de cómo se actúa ante un incidente está en la política de seguridad.

11. Exactitud de los datos y datos de otras personas

Quien facilita datos, en la aplicación o en la web, se compromete a que sean veraces y a mantenerlos actualizados. La empresa cliente es quien da de alta a su plantilla y quien debe informarle del tratamiento de sus datos, conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD. Quien recoge en un parte la firma y el documento de un cliente debe tener motivo para hacerlo y decirle para qué se recogen.

12. Menores

El servicio se dirige a empresas y a sus personas trabajadoras. No está destinado a menores de dieciséis años.

13. Cambios en esta política

Esta política se revisa cada vez que cambia lo que hacen la aplicación o la web. Cualquier modificación se publicará en esta página con su número de versión y su fecha de entrada en vigor. Si el cambio fuera sustancial, se avisará a los clientes por los medios de contacto que consten en su cuenta. La aplicación guarda qué versión aceptó cada persona.