Le présent document constitue l'Annexe I aux Conditions d'utilisation de WorkLogTracker et en fait partie intégrante. Il régit le traitement de données personnelles que RMTracker effectue pour le compte de l'entreprise employeuse qui souscrit au service, conformément à l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).
1. Qui est qui
Responsable du traitement : l'entreprise employeuse qui souscrit au service. Elle détermine les finalités et les moyens du traitement des données, et répond devant les personnes concernées et devant l'autorité de contrôle.
Sous-traitant :
- Sous-traitant : RMTracker S.L. (« RMTracker »)
- NIF : B88803085
- Siège : Avenida de Andalucía n° 36, Local 2, 29793 Torrox, Málaga (Espagne)
- Courrier électronique en matière de protection des données :
legal@rmtrackersolutions.com
RMTracker traite les données uniquement pour fournir le service. Il ne les utilise pas à des fins propres, ne les cède pas à des tiers sauf obligation légale, ne les vend pas et ne les utilise pas pour entraîner des systèmes d'intelligence artificielle.
2. Objet, nature et finalité
Enregistrer le temps de travail du personnel du responsable du traitement, gérer les horaires et les lieux de travail, documenter les rapports de travail, mettre à la disposition de chaque salarié les bulletins de paie que le responsable du traitement décide d'enregistrer, traiter les incidents et les demandes de correction, et générer les rapports et exportations demandés par le responsable du traitement. Les opérations comprennent la collecte, l'enregistrement, la structuration, la conservation, la consultation, la communication au responsable du traitement lui-même, l'effacement et la destruction. Aucune autre finalité n'est poursuivie : les données ne sont pas utilisées pour établir des profils, à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles.
3. Durée
La présente annexe entre en vigueur lors de son acceptation et dure aussi longtemps que le contrat de prestation du service est en vigueur. À son terme, s'applique ce qui est prévu à la section 9.
4. Catégories de données
| Catégorie | Ce qu'elle comprend |
|---|---|
| Identification | Nom et prénoms, adresse électronique, téléphone s'il est fourni |
| Relation de travail | Code salarié, poste, rôle, lieu de travail, horaire attribué |
| Identifiants professionnels | NIF ou NIE (numéros d'identification fiscale espagnols) et numéro d'affiliation à la Sécurité sociale |
| Temps de travail | Arrivées, pauses et départs avec date et heure, lieu associé et observations |
| Absences | Type (congés, affaires personnelles, congé rémunéré ou arrêt maladie), dates, demi-journée ou plage horaire, motif s'il est indiqué, état de la demande, qui l'a présentée et qui l'a traitée, quota annuel et jours consommés |
| Bulletins de paie | Bulletin de salaire au format PDF que le responsable du traitement décide d'enregistrer, avec son mois, le nom et la taille du fichier, et la date à laquelle la personne concernée l'a ouvert pour la première fois |
| Localisation | Coordonnées et précision à l'instant précis de chaque pointage |
| Rapports de travail | Tâches, matériels, frais, kilométrage, photographies et signature manuscrite du client avec son nom et sa pièce d'identité |
| Incidents et corrections | Alertes générées, demandes présentées et leur résolution |
| Traçabilité | Journal des actions pertinentes sur les données ci-dessus |
5. Catégories de personnes concernées
- Salariés du responsable du traitement inscrits dans l'application.
- Personnes de contact des clients du responsable du traitement qui signent un rapport de travail.
5 bis. Particularités de ce service
Le service traite, pour le compte du responsable du traitement, une donnée relevant d'une catégorie particulière au sens de l'article 9 du RGPD : le fait qu'un salarié est en arrêt maladie, avec ses dates. Aucun diagnostic ni certificat médical n'est demandé et, au sein de l'entreprise, les arrêts maladie ne sont visibles que par la personne concernée et par les rôles de propriétaire, d'administrateur et d'auditeur ; les responsables d'équipe n'en voient ni le type ni les dates. Aucune donnée biométrique n'est utilisée pour pointer. Le responsable du traitement s'engage à ne pas saisir de diagnostics ni d'autres informations cliniques, ni de données relevant d'autres catégories particulières, dans les champs de texte libre, y compris le motif d'une absence et le commentaire de la personne qui la traite.
La localisation n'est consultée qu'à l'instant du pointage, pour vérifier la distance par rapport au lieu de travail attribué, et aucun suivi continu n'est effectué. Il appartient au responsable du traitement d'en informer de manière expresse et préalable le personnel et ses représentants, conformément à l'article 90 de la LOPDGDD. Si l'autorisation de localisation est refusée, le pointage est tout de même enregistré sans coordonnées.
L'enregistrement des bulletins de paie dans l'application est facultatif pour le responsable du traitement, qui peut les supprimer à tout moment. Au sein de l'entreprise, seuls la personne concernée et les rôles de propriétaire, d'administrateur et d'auditeur peuvent les voir ; les responsables d'équipe ne le peuvent pas. Ils sont conservés pendant la durée que le responsable du traitement configure dans l'application, qui ne peut être inférieure à quatre ans.
La passerelle de paiement ne figure pas parmi les sous-traitants ultérieurs car elle n'accède pas aux données du personnel : elle intervient uniquement dans la facturation du client, traitement pour lequel RMTracker agit en tant que responsable du traitement et non en tant que sous-traitant.
6. Obligations de RMTracker en tant que sous-traitant
Conformément à l'article 28.3 du RGPD, RMTracker s'engage à :
- Ne traiter les données que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts internationaux. L'utilisation normale du service constitue cette instruction. Si RMTracker estime qu'une instruction enfreint la réglementation en matière de protection des données, il en informe immédiatement le responsable du traitement.
- Garantir la confidentialité des personnes qui accèdent aux données, au moyen d'un engagement exprès ou d'une obligation légale, qui subsiste après la fin de la relation.
- Appliquer les mesures de l'article 32, décrites à la section 7.
- Ne pas recourir à un autre sous-traitant sans autorisation. Le responsable du traitement autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à la section 8. Tout ajout ou remplacement sera communiqué avec trente jours d'avance et le responsable du traitement pourra s'y opposer ; s'il s'y oppose et que le changement est indispensable à la fourniture du service, il pourra résilier le contrat sans pénalité.
- Aider le responsable du traitement à répondre à l'exercice des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Si une personne concernée s'adresse directement à RMTracker, elle sera redirigée vers le responsable du traitement, qui en sera informé sans délai.
- Aider le responsable du traitement à respecter les articles 32 à 36 : sécurité, notification des violations et analyse d'impact.
- Notifier les violations de sécurité dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les quarante-huit heures suivant le moment où il en a pris connaissance, avec les informations de l'article 33.3 dont il dispose. Quarante-huit et non soixante-douze, car le responsable du traitement a besoin d'une marge pour respecter son propre délai.
- Supprimer ou restituer les données à la fin, conformément à la section 9.
- Mettre à la disposition du responsable du traitement les informations nécessaires pour démontrer le respect de la présente annexe, et permettre les audits et y contribuer, conformément à la section 10.
7. Mesures de sécurité
Les mesures sont décrites par ce que fait le système, et non par ce que l'on a coutume d'écrire dans un contrat. Elles sont vérifiables :
- Isolement entre entreprises. L'accès aux données est restreint dans la base de données elle-même au moyen d'une sécurité au niveau des lignes : une personne n'atteint que les données de l'entreprise à laquelle elle appartient.
- Contrôle d'accès par rôle. Au sein de chaque entreprise, ce que chaque personne peut voir et faire dépend de son rôle, appliqué également côté serveur et pas seulement dans l'interface.
- Séparation des identifiants professionnels. Le NIF et le numéro de Sécurité sociale sont conservés séparément du reste de la fiche et ne sont accessibles qu'à la personne concernée et à la personne qui gère la paie ou répond à une inspection.
- Bulletins de paie dans un stockage privé. Les fichiers des bulletins de paie sont conservés dans un stockage non public, restreint par entreprise et par rôle, et sont téléchargés au moyen de liens signés de courte durée. L'identité de la personne qui les dépose et de celle qui les supprime est consignée.
- Chiffrement. Les communications sont chiffrées et les mots de passe sont stockés au moyen de fonctions de dérivation résistantes.
- Intégrité de l'enregistrement. Les pointages ne peuvent être ni modifiés ni supprimés : une erreur est corrigée au moyen d'une correction approuvée, consignée avec le pointage d'origine.
- Traçabilité. Les actions pertinentes sur les données sont consignées avec leur auteur et leur moment.
- Accès du personnel de RMTracker uniquement avec autorisation. Le personnel de RMTracker n'a pas d'accès permanent aux données opérationnelles du responsable du traitement. Il n'y accède en lecture seule que lorsqu'un propriétaire ou un administrateur du responsable du traitement lui accorde depuis l'application une autorisation temporaire de 24 heures, 72 heures ou 7 jours, révocable à tout moment, et même dans ce cas sans accès aux identifiants professionnels, aux documents du personnel ni aux fichiers stockés. Chaque autorisation, révocation et accès est consigné et le responsable du traitement peut le consulter dans l'application. La consultation directe de la base de données est réservée aux situations d'urgence, est consignée au préalable avec son motif et est notifiée aux propriétaires et administrateurs du responsable du traitement.
- Sauvegardes gérées par le sous-traitant ultérieur chargé de l'hébergement, avec restauration à un point antérieur dans le temps.
- Minimisation. La localisation n'est consultée qu'à l'instant du pointage et aucun suivi continu n'est effectué.
Les mesures peuvent évoluer. RMTracker ne les dégradera pas : tout changement maintiendra un niveau de protection équivalent ou supérieur.
8. Sous-traitants ultérieurs autorisés
| Sous-traitant ultérieur | Finalité | Lieu |
|---|---|---|
| Supabase | Hébergement de la base de données, authentification et stockage des pièces jointes et des bulletins de paie | Union européenne (région d'Irlande) |
Avec chaque sous-traitant ultérieur, RMTracker conclut un contrat qui impose les mêmes obligations que la présente annexe, et il répond devant le responsable du traitement des actes de celui-ci comme des siens propres.
9. Fin de la sous-traitance
Au terme du contrat, RMTracker supprimera les données personnelles traitées pour le compte du responsable du traitement, ou les lui restituera dans un format couramment utilisé et lisible par machine s'il le demande avant la suppression, et supprimera les copies existantes.
Une fois l'abonnement terminé, le responsable du traitement dispose de trente jours pour exporter ses données au moyen des fonctions de l'application elle-même. Passé ce délai, RMTracker supprimera les données personnelles traitées pour son compte, y compris les copies, sauf s'il est tenu de les conserver en vertu d'une obligation légale, auquel cas elles seront verrouillées pendant la durée correspondante. Le responsable du traitement peut demander auparavant leur restitution dans un format structuré et couramment utilisé, ou leur suppression immédiate, qui sera confirmée par écrit s'il le demande. Il convient de rappeler que la réglementation du travail oblige le responsable du traitement à conserver l'enregistrement du temps de travail pendant quatre ans : l'exportation préalable à la suppression n'est pas une recommandation, c'est ce qui lui permet de continuer à respecter cette obligation.
10. Audit
Le responsable du traitement peut demander, une fois par an et avec un préavis de quinze jours, les informations nécessaires pour attester le respect de la présente annexe. Il peut en outre réaliser un audit, lui-même ou par l'intermédiaire d'un tiers indépendant qui ne soit pas un concurrent de RMTracker, après accord sur la date, le périmètre et la confidentialité, et sans interrompre le service.
Les audits supplémentaires découlant d'une violation de sécurité, d'une demande de l'autorité de contrôle ou d'un manquement avéré ne sont pas soumis à cette limite annuelle.
11. Engagement de confidentialité
La présente section remplace un accord de confidentialité distinct, de sorte qu'il ne soit pas nécessaire de signer un document séparé.
Les deux parties s'engagent à garder secrètes les informations confidentielles de l'autre partie auxquelles elles accèdent à l'occasion de cette relation, à ne les utiliser que pour l'exécuter et à ne pas les divulguer à des tiers sans autorisation écrite. Sont considérées comme confidentielles les informations techniques, commerciales, financières et organisationnelles non publiques et, en particulier, les données personnelles traitées en vertu de la présente annexe.
Ne sont pas confidentielles les informations qui :
- étaient publiques avant leur réception, ou le deviennent sans manquement au présent engagement ;
- étaient déjà légitimement en possession de la partie destinataire sans obligation de secret ;
- ont été développées de manière indépendante sans utiliser les informations de l'autre partie ; ou
- doivent être divulguées en vertu d'une obligation légale ou à la demande d'une autorité compétente, auquel cas l'autre partie sera prévenue au préalable dans la mesure où cela est licite.
Le présent engagement reste en vigueur trois ans après la fin de la relation. Pour les données personnelles, il n'y a pas de délai : l'obligation de confidentialité de l'article 28.3.b du RGPD n'expire pas.
12. Responsabilité
Chaque partie répond des dommages qu'elle cause en manquant aux obligations que la présente annexe et le RGPD lui imposent, dans les conditions de l'article 82 du Règlement. RMTracker ne répond pas des instructions du responsable du traitement ni de la licéité des traitements que celui-ci décide.
13. Acceptation sans signature
La présente annexe est acceptée par voie électronique lors de la création du compte, sous la forme admise par l'article 28.9 du RGPD, et ne requiert pas de signature manuscrite. Pour chaque acceptation, il est conservé une trace de qui l'a effectuée, quand et quelle version du texte était en vigueur. Le responsable du traitement peut demander à tout moment un certificat de ses acceptations.
Si la présente annexe change, il en sera donné avis avec un délai raisonnable et une nouvelle acceptation sera recueillie. Les précédentes sont conservées : elles constituent l'historique de ce qui était en vigueur à chaque moment.
14. Loi applicable
La présente annexe est régie par le RGPD, par la loi organique espagnole 3/2018 relative à la protection des données personnelles et à la garantie des droits numériques (LOPDGDD), et par la législation espagnole. Pour ce qui n'est pas prévu ici, s'appliquent les Conditions d'utilisation de WorkLogTracker, dont elle fait partie.