Este documento é o Anexo I às Condições de Utilização do WorkLogTracker e faz parte inseparável das mesmas. Regula o tratamento de dados pessoais que a RMTracker realiza por conta da empresa empregadora que contrata o serviço, nos termos do artigo 28.º do Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD).
1. Quem é quem
Responsável pelo tratamento: a empresa empregadora que contrata o serviço. Decide para que fins e de que forma são tratados os dados, e responde perante as pessoas afetadas e perante a autoridade de controlo.
Subcontratante:
- Subcontratante: RMTracker S.L. («RMTracker»)
- NIF: B88803085
- Morada: Avenida de Andalucía n.º 36, Local 2, 29793 Torrox, Málaga (Espanha)
- Correio eletrónico em matéria de proteção de dados:
legal@rmtrackersolutions.com
A RMTracker trata os dados exclusivamente para prestar o serviço. Não os utiliza para fins próprios, não os cede a terceiros salvo obrigação legal, não os vende e não os emprega para treinar sistemas de inteligência artificial.
2. Objeto, natureza e finalidade
Registar o tempo de trabalho do pessoal do responsável, gerir horários e locais de trabalho, documentar relatórios de trabalho, disponibilizar a cada trabalhador os recibos de vencimento que o responsável decida guardar, tratar incidências e pedidos de correção, e gerar os relatórios e exportações que o responsável solicite. As operações compreendem a recolha, o registo, a estruturação, a conservação, a consulta, a comunicação ao próprio responsável, o apagamento e a destruição. Não se prossegue nenhuma outra finalidade: os dados não são utilizados para elaborar perfis, para publicidade nem para treinar modelos.
3. Duração
Este anexo entra em vigor quando é aceite e dura enquanto estiver em vigor o contrato de prestação do serviço. Ao terminar aplica-se o previsto na secção 9.
4. Categorias de dados
| Categoria | O que inclui |
|---|---|
| Identificação | Nome e apelidos, correio eletrónico, telefone se for facultado |
| Relação laboral | Código de trabalhador, posto, função, local de trabalho, horário atribuído |
| Identificadores laborais | NIF ou NIE e número de inscrição na Segurança Social |
| Tempo de trabalho | Entradas, pausas e saídas com data e hora, local associado e observações |
| Ausências | Tipo (férias, assuntos pessoais, licença remunerada ou baixa médica), datas, meio dia ou período horário, motivo se for indicado, estado do pedido, quem o pediu e quem o resolveu, quota anual e dias consumidos |
| Recibos de vencimento | Recibo de vencimento em PDF que o responsável decida guardar, com o respetivo mês, o nome e o tamanho do ficheiro, e quando foi aberto pela primeira vez pela própria pessoa |
| Localização | Coordenadas e precisão no instante concreto de cada marcação de ponto |
| Relatórios de trabalho | Tarefas, materiais, despesas, quilometragem, fotografias e assinatura manuscrita do cliente com o seu nome e documento |
| Incidências e correções | Avisos gerados, pedidos apresentados e a sua resolução |
| Rastreabilidade | Registo de ações relevantes sobre os dados anteriores |
5. Categorias de titulares dos dados
- Trabalhadores do responsável registados na aplicação.
- Pessoas de contacto dos clientes do responsável que assinam um relatório de trabalho.
5.º-A. Particularidades deste serviço
O serviço trata, por conta do responsável, um dado de categoria especial do artigo 9.º do RGPD: o facto de um trabalhador estar de baixa médica, com as respetivas datas. Não se pedem diagnósticos nem atestados médicos, e dentro da empresa as baixas só são visíveis para a própria pessoa e para as funções de proprietário, administrador e auditor; os responsáveis de equipa não veem nem o seu tipo nem as suas datas. Não se utilizam dados biométricos para a marcação de ponto. O responsável compromete-se a não introduzir diagnósticos nem outra informação clínica, nem dados de outras categorias especiais, nos campos de texto livre, incluindo o motivo de uma ausência e o comentário de quem a resolve.
A localização é consultada unicamente no instante da marcação de ponto, para verificar a distância ao local atribuído, e não se realiza acompanhamento contínuo. Cabe ao responsável informar de forma expressa e prévia o pessoal e os seus representantes, nos termos do artigo 90.º da LOPDGDD. Se a permissão de localização for negada, a marcação de ponto é registada na mesma sem coordenadas.
Guardar os recibos de vencimento na aplicação é opcional para o responsável, que os pode apagar em qualquer momento. Dentro da empresa só os veem a própria pessoa e as funções de proprietário, administrador e auditor; os responsáveis de equipa não. São conservados durante o prazo que o responsável configurar na aplicação, que não pode ser inferior a quatro anos.
O meio de pagamento não figura entre os subcontratantes ulteriores porque não acede aos dados do pessoal: intervém unicamente na faturação ao cliente, tratamento em que a RMTracker atua como responsável pelo tratamento e não como subcontratante.
6. Obrigações da RMTracker como subcontratante
Nos termos do artigo 28.º, n.º 3, do RGPD, a RMTracker obriga-se a:
- Tratar os dados apenas segundo instruções documentadas do responsável, incluindo as relativas a transferências internacionais. A utilização normal do serviço constitui essa instrução. Se a RMTracker entender que uma instrução infringe a legislação de proteção de dados, comunicá-lo-á de imediato.
- Garantir a confidencialidade de quem aceda aos dados, mediante compromisso expresso ou dever legal, que subsiste após o fim da relação.
- Aplicar as medidas do artigo 32.º, descritas na secção 7.
- Não recorrer a outro subcontratante sem autorização. O responsável autoriza os subcontratantes ulteriores listados na secção 8. Qualquer adição ou substituição será comunicada com trinta dias de antecedência e o responsável poderá opor-se; se se opuser e a alteração for indispensável para prestar o serviço, poderá resolver o contrato sem penalização.
- Prestar assistência ao responsável para que possa atender ao exercício dos direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição. Se uma pessoa afetada se dirigir diretamente à RMTracker, será reencaminhada para o responsável e este será informado sem demora.
- Prestar assistência ao responsável no cumprimento dos artigos 32.º a 36.º: segurança, notificação de violações e avaliação de impacto.
- Notificar as violações de segurança sem demora injustificada e, em todo o caso, no prazo de quarenta e oito horas após ter conhecimento das mesmas, com a informação do artigo 33.º, n.º 3, de que disponha. Quarenta e oito e não setenta e duas porque o responsável precisa de margem para cumprir o seu próprio prazo.
- Apagar ou devolver os dados ao terminar, segundo a secção 9.
- Pôr à disposição do responsável a informação necessária para demonstrar o cumprimento deste anexo, e permitir e contribuir para auditorias, segundo a secção 10.
7. Medidas de segurança
As medidas descrevem-se pelo que o sistema faz, não pelo que costuma dizer-se num contrato. São verificáveis:
- Isolamento entre empresas. O acesso aos dados está restringido na própria base de dados mediante segurança ao nível da linha: uma pessoa só alcança os dados da empresa a que pertence.
- Controlo de acesso por função. Dentro de cada empresa, o que cada pessoa pode ver e fazer depende da sua função, aplicado também no servidor e não apenas na interface.
- Separação dos identificadores laborais. O NIF e o número da Segurança Social são guardados separados do resto da ficha e só são acessíveis à própria pessoa e a quem gere o processamento salarial ou atende uma inspeção.
- Recibos de vencimento em armazenamento privado. Os ficheiros dos recibos de vencimento são guardados num armazenamento não público, restringido por empresa e por função, e são descarregados através de ligações assinadas de curta duração. Quem os carrega e quem os apaga fica registado.
- Cifragem. As comunicações circulam cifradas e as palavras-passe são armazenadas com funções de derivação resistentes.
- Integridade do registo. As marcações de ponto não podem ser alteradas nem apagadas: um erro corrige-se mediante uma correção aprovada que fica registada junto da marcação original.
- Rastreabilidade. As ações relevantes sobre os dados ficam registadas com o seu autor e o seu momento.
- Acesso do pessoal da RMTracker apenas com permissão. O pessoal da RMTracker não tem acesso permanente aos dados operativos do responsável. Acede a eles em modo de apenas leitura quando um proprietário ou administrador do responsável lhe concede, a partir da aplicação, uma permissão temporária de 24 horas, 72 horas ou 7 dias, que pode revogar em qualquer momento, e mesmo então sem acesso aos identificadores laborais, aos documentos do pessoal nem aos ficheiros armazenados. Cada permissão, revogação e acesso fica registado e o responsável pode consultá-lo na aplicação. A consulta direta da base de dados fica reservada a emergências, é registada previamente com o respetivo motivo e é notificada aos proprietários e administradores do responsável.
- Cópias de segurança geridas pelo subcontratante ulterior de alojamento, com recuperação para um ponto anterior no tempo.
- Minimização. A localização é consultada apenas no instante da marcação de ponto e não se realiza acompanhamento contínuo.
As medidas podem evoluir. A RMTracker não as degradará: qualquer alteração manterá um nível de proteção equivalente ou superior.
8. Subcontratantes ulteriores autorizados
| Subcontratante ulterior | Para quê | Onde |
|---|---|---|
| Supabase | Alojamento da base de dados, autenticação e armazenamento de ficheiros anexos e recibos de vencimento | União Europeia (região da Irlanda) |
Com cada subcontratante ulterior a RMTracker mantém um contrato que impõe as mesmas obrigações que este anexo, e responde perante o responsável pela atuação dele como pela sua própria.
9. Fim da subcontratação
Terminado o contrato, a RMTracker apagará os dados pessoais tratados por conta do responsável, ou devolver-lhos-á num formato de utilização comum e leitura automática se o solicitar antes do apagamento, e apagará as cópias existentes.
Terminada a subscrição, o responsável dispõe de trinta dias para exportar os seus dados com as funções da própria aplicação. Decorrido esse prazo, a RMTracker apagará os dados pessoais tratados por sua conta, incluindo as cópias, salvo se tiver de os conservar por obrigação legal, caso em que ficarão bloqueados durante o prazo correspondente. O responsável pode solicitar previamente a devolução em formato estruturado e de utilização comum, ou o apagamento imediato, que será confirmado por escrito se assim o pedir. Convém recordar que a legislação laboral obriga o responsável a conservar o registo do tempo de trabalho durante quatro anos: a exportação prévia ao apagamento não é uma recomendação, é o que lhe permite continuar a cumprir essa obrigação.
10. Auditoria
O responsável pode solicitar, uma vez por ano e com quinze dias de pré-aviso, a informação necessária para comprovar o cumprimento deste anexo. Pode ainda realizar uma auditoria, por si ou através de um terceiro independente que não seja concorrente da RMTracker, mediante acordo prévio sobre data, âmbito e confidencialidade, e sem interromper o serviço.
As auditorias adicionais decorrentes de uma violação de segurança, de uma notificação da autoridade de controlo ou de um incumprimento comprovado não estão sujeitas a esse limite anual.
11. Compromisso de confidencialidade
Esta secção substitui um acordo de confidencialidade separado, de modo que não seja necessário assinar um documento à parte.
Ambas as partes obrigam-se a manter em segredo a informação confidencial da outra a que acedam por ocasião desta relação, a utilizá-la apenas para a executar e a não a revelar a terceiros sem autorização escrita. Considera-se confidencial a informação técnica, comercial, financeira e organizativa não pública e, em particular, os dados pessoais tratados ao abrigo deste anexo.
Não é confidencial a informação que:
- fosse pública antes de ser recebida, ou passe a sê-lo sem incumprimento deste compromisso;
- já estivesse legitimamente na posse da parte recetora sem dever de segredo;
- tenha sido desenvolvida de forma independente sem utilizar a informação da outra parte; ou
- deva ser revelada por imperativo legal ou por determinação de autoridade competente, caso em que a outra parte será previamente avisada sempre que tal seja lícito.
Este compromisso permanece em vigor três anos após o termo da relação. Para os dados pessoais não há prazo: a obrigação de confidencialidade do artigo 28.º, n.º 3, alínea b), do RGPD não caduca.
12. Responsabilidade
Cada parte responde pelos danos que cause por incumprimento das obrigações que este anexo e o RGPD lhe impõem, nos termos do artigo 82.º do Regulamento. A RMTracker não responde pelas instruções do responsável nem pela licitude dos tratamentos que este decide.
13. Aceitação sem assinatura
Este anexo é aceite por via eletrónica ao criar a conta, na forma admitida pelo artigo 28.º, n.º 9, do RGPD, e não requer assinatura manuscrita. De cada aceitação fica registo de quem a realizou, quando e que versão do texto estava em vigor. O responsável pode solicitar em qualquer momento um certificado das suas aceitações.
Se este anexo for alterado, será dado aviso com antecedência razoável e será recolhida uma nova aceitação. As anteriores são conservadas: constituem o histórico do que esteve em vigor em cada momento.
14. Lei aplicável
Este anexo rege-se pelo RGPD, pela Lei Orgânica 3/2018 de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, e pela legislação espanhola. No que aqui não estiver previsto aplicam-se as Condições de Utilização do WorkLogTracker, de que faz parte.