Politique de Confidentialité

La présente politique explique quelles données personnelles sont traitées lorsque l'on utilise l'application WorkLogTracker, sur Android, iOS ou navigateur, et lorsque l'on visite le site www.worklog-tracker.com ou que l'on écrit à RMTracker S.L.

1. Qui traite vos données et en quelle qualité

WorkLogTracker est un outil que les entreprises utilisent pour respecter leur obligation d'enregistrer le temps de travail de leurs salariés. Il existe donc des traitements distincts avec des responsables distincts, et il convient de les distinguer car c'est de cela que dépend l'interlocuteur auquel vous devez vous adresser pour exercer vos droits.

Si vous êtes salarié(e) et souhaitez exercer vos droits sur vos pointages ou vos rapports de travail, votre interlocuteur est votre entreprise. RMTracker S.L. lui apportera l'assistance que le RGPD exige d'un sous-traitant.

Les données d'identification complètes figurent également dans les Mentions légales.

2. Quelles données sont traitées dans l'application

À propos de la localisation, en toute clarté

L'application n'effectue aucun suivi continu. La localisation n'est consultée qu'au moment où la personne appuie pour pointer, et uniquement pour vérifier la distance par rapport au lieu de travail. Entre un pointage et le suivant, l'application ne consulte pas la position de l'appareil. Si l'autorisation de localisation est refusée, le pointage est tout de même enregistré, sans coordonnées.

Au sein de l'entreprise, la localisation d'un pointage est visible par la personne concernée et, sur une carte accompagnée du lieu de travail et de son rayon, par les personnes ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'auditeur et par le responsable de l'équipe de cette personne. Aucune autre personne parmi les salariés ne la voit. Les images de cette carte sont fournies par la OpenStreetMap Foundation, comme expliqué à la section 6.

À la fin de l'horaire

Si l'entreprise a attribué un horaire, à son heure de fin l'application affiche un avis local sur l'appareil qui demande si la personne pointe sa sortie ou continue à travailler. Cet avis est programmé et généré par le téléphone lui-même : il ne passe par aucun service de notifications externe et rien n'est envoyé à des tiers. Dans la version web, la question apparaît dans l'application elle-même.

La localisation n'est enregistrée que lorsque la personne répond, en pointant sa sortie ou en appuyant sur « Continuer à travailler », comme pour tout autre pointage et selon les mêmes règles : jamais en arrière-plan ni à un moment où elle n'a rien touché.

Si personne ne pointe la sortie, quelques heures après la fin de l'horaire (le nombre fixé par l'entreprise, quatre sauf indication contraire) la journée est clôturée à l'heure de fin de l'horaire comme « sortie non confirmée ». Si la personne a appuyé sur « Continuer à travailler », elle n'est pas clôturée à ce moment-là : si elle ne pointe toujours pas la sortie ensuite, la clôture de sécurité la clôt, après les heures sans activité fixées par l'entreprise (quatorze sauf indication contraire), à l'heure à laquelle elle a appuyé sur « Continuer à travailler ». Dans les deux cas, au pointage d'entrée suivant il est demandé à la personne de confirmer l'heure de clôture ou de déclarer l'heure exacte à laquelle elle est partie.

La question est aussi posée lorsque la personne pointe sa sortie après la fin de l'horaire, une fois passée la marge fixée par l'entreprise (quinze minutes sauf indication contraire), s'il n'est pas établi qu'elle a continué à travailler. Si elle confirme avoir terminé à l'heure de fin de l'horaire, cette heure remplace celle qu'elle a pointée, qui reste inscrite au registre.

Le temps travaillé après la fin de l'horaire, pointé ou déclaré, est enregistré comme heures supplémentaires déclarées par la personne elle-même (heures complémentaires si son contrat est à temps partiel). L'heure déclarée ou confirmée et ces heures sont conservées dans le registre du temps de travail avec le moment où elles ont été déclarées.

Outre la personne concernée, ces sorties et la localisation de ces réponses, sur une carte accompagnée du lieu de travail et de son rayon, sont visibles par les personnes ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'auditeur ; le propriétaire et l'administrateur peuvent ouvrir un incident à leur sujet. Elles font partie du registre du temps de travail, avec la même base juridique et la même durée de conservation (sections 4 et 5).

Les bulletins de paie

L'entreprise peut conserver dans l'application le bulletin de paie de chaque personne afin que celle-ci le télécharge quand elle le souhaite. C'est facultatif pour l'entreprise, qui peut ne pas l'utiliser et peut supprimer à tout moment les bulletins qu'elle a conservés.

Un bulletin de paie n'est visible que par la personne concernée et par les personnes ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'auditeur. Les responsables d'équipe et le reste des salariés ne les voient pas. Ils sont conservés chez Supabase, dans l'Union européenne (région d'Irlande), pendant la durée de conservation configurée par l'entreprise, qui est d'au moins quatre ans.

Données de catégories particulières

WorkLogTracker n'utilise ni empreinte digitale, ni reconnaissance faciale, ni aucune autre donnée biométrique pour pointer. Il traite en revanche une donnée relative à la santé : le fait qu'une personne soit en arrêt maladie, avec ses dates. L'application ne demande ni diagnostics ni certificats médicaux.

Au sein de l'entreprise, un arrêt maladie n'est visible que par la personne concernée et par les personnes ayant le rôle de propriétaire, d'administrateur ou d'auditeur, qui sont les trois à pouvoir établir le registre officiel du temps de travail. Les responsables d'équipe et le reste des salariés ne voient ni le type ni les dates d'un arrêt ; au plus, un responsable peut voir qu'un retard d'un membre de son équipe a été justifié par une absence approuvée, sans voir laquelle. En dehors de l'entreprise, seul le personnel de support de RMTracker peut la consulter, tant que l'entreprise lui a donné l'autorisation d'accès depuis l'application (voir section 10) ; il agit en qualité de sous-traitant et est tenu à la confidentialité. Dans le registre officiel du temps de travail, les jours d'arrêt figurent sous la mention « Arrêt maladie », car le registre doit expliquer pourquoi il n'y a pas de temps de travail ces jours-là.

Le motif d'un congé ou de toute autre absence qui n'est pas un arrêt est en revanche visible par le responsable de l'équipe de cette personne, qui est celui qui peut l'approuver. Il suffit de l'indiquer de manière générique (par exemple, « consultation médicale ») : ni le motif, ni le commentaire de la personne qui traite la demande, ni les observations libres d'un pointage ou d'un rapport ne doivent servir à consigner des diagnostics ni d'autres informations cliniques.

Autorisations que demande l'application

Aucune autorisation n'est indispensable pour pointer. Toutes peuvent être refusées ou retirées à tout moment depuis les paramètres de l'appareil.

La dictée vocale

Pour convertir la voix en texte, l'application utilise le service de reconnaissance vocale du système d'exploitation propre au téléphone, d'Apple ou de Google. Selon l'appareil et sa configuration, ce service peut traiter l'audio sur le téléphone lui-même ou l'envoyer aux serveurs de son fabricant, qui le traite conformément à ses propres conditions. WorkLogTracker ne reçoit ni ne conserve l'audio : uniquement le texte obtenu, et seulement si vous décidez de l'enregistrer dans le rapport.

Ce qui est conservé sur votre appareil

Pour permettre de pointer sans connexion, l'application conserve sur l'appareil lui-même, ou dans le navigateur si l'on utilise la version web, les pointages et rapports en attente d'envoi ainsi que la liste des lieux de travail. Ils sont envoyés au serveur dès le retour de la connexion. La session ouverte et les préférences, comme la langue, sont également conservées sur l'appareil ; le détail de ce qui est conservé dans le navigateur figure dans la politique relative aux cookies.

Si votre entreprise est arrivée par l'intermédiaire d'un commercial

RMTracker S.L. travaille avec des commerciaux indépendants qui perçoivent une commission pour les entreprises qu'ils apportent. Si, lors de la création de votre entreprise, vous avez saisi le code ou utilisé l'invitation d'un commercial, ou réclamé une inscription qu'il vous a préparée, il est noté que votre entreprise lui est attribuée. Ce commercial voit dans son portail uniquement le nom de l'entreprise, sa date d'inscription, l'état de l'abonnement (en essai, actif, impayé ou résilié) et, pour chaque paiement, sa date, la base sur laquelle la commission est calculée et le montant de celle-ci. Il ne voit pas les salariés, les pointages, les rapports de travail ni aucune autre donnée relative à l'utilisation du service.

Si vous ne souhaitez pas que votre entreprise soit attribuée à un commercial, il suffit de ne saisir aucun code lors de sa création. Si elle l'est déjà et que vous souhaitez qu'elle cesse de l'être, écrivez à legal@rmtrackersolutions.com.

Si un commercial ou RMTracker prépare votre compte

Si vous le demandez, un commercial ou l'équipe de RMTracker S.L. peut préparer le compte de votre entreprise pour que vous n'ayez plus qu'à le vérifier. Pour cela, sont conservés le nom de l'entreprise, son numéro d'identification fiscale (NIF ou CIF), le pays et le fuseau horaire, ainsi que le nom et l'adresse électronique de la personne qui le réclamera. Si l'entreprise la fournit, est également conservée une liste de son personnel avec, au maximum, le nom, l'adresse électronique, le poste, le téléphone, le matricule et le rôle que chaque personne aura dans l'application (employé, responsable, administrateur ou auditeur), ainsi que l'horaire qui lui sera attribué. Les horaires de travail de l'entreprise peuvent aussi être préparés. Ne sont pas conservés le NIF, le NIE ni le numéro de sécurité sociale du personnel : l'entreprise les ajoute elle-même ensuite, si elle en a besoin.

Seuls la personne qui a préparé l'inscription et l'administration de RMTracker S.L. voient ces données. Un lien personnel est remis : il affiche le nom de l'entreprise, qui l'a préparée ainsi que le nom et l'adresse électronique de la personne responsable, et permet à cette seule personne, connectée avec cette même adresse déjà confirmée, de réclamer le compte. En le réclamant, elle accepte les conditions, la présente politique et l'accord de sous-traitance, et l'entreprise est créée comme n'importe quelle autre. Dès lors, la personne qui l'a préparée ne la voit plus et, s'il s'agit d'un commercial, ne reçoit que ce qui est expliqué dans « Si votre entreprise est arrivée par l'intermédiaire d'un commercial ».

La liste du personnel sert uniquement à ce que l'entreprise inscrive ces personnes dans l'application, après l'avoir vérifiée et complétée. Lorsque l'entreprise les inscrit, ou écarte la liste, celle-ci est supprimée ; leurs données deviennent alors, le cas échéant, des données du personnel dont l'entreprise est responsable. Il appartient à l'entreprise qui fournit la liste d'informer son personnel qu'elle l'a communiquée pour préparer son compte.

Vous pouvez la demander depuis le formulaire de demande de démonstration de ce site web. Vous nous y envoyez ces mêmes données et, en plus, le téléphone de la personne responsable, la taille approximative et le secteur de l'entreprise et, si vous le souhaitez, le nom commercial, le moment où vous appeler et un commentaire. Seule l'administration de RMTracker S.L. les voit, et les utilise pour préparer le compte. Le compte peut être préparé automatiquement dès l'envoi de la demande : dans ce cas, le lien personnel pour le réclamer arrive immédiatement à cette adresse ; si vous ne l'avez pas demandé, il suffit de ne pas l'ouvrir, et l'inscription devient caduque après trente jours. La liste du personnel n'est pas incluse dans les courriels d'avis et est supprimée du site web dès que le compte est préparé ou que la demande est écartée et, en tout état de cause, trente jours après son envoi.

Si vous êtes commercial

Pour les personnes et les entreprises qui collaborent en tant que commerciaux, sont traités : nom ou raison sociale, NIF, domicile fiscal, adresse électronique, IBAN, le taux de TVA et de retenue qui leur correspond, les factures qu'ils téléversent en PDF et le détail de leurs commissions et des paiements reçus. Ces données servent à calculer et à verser les commissions et à respecter les obligations comptables et fiscales.

3. Si vous visitez le site web ou nous écrivez

Les champs marqués d'un astérisque dans les formulaires sont nécessaires pour traiter la demande : sans eux, elle ne peut pas être envoyée. Aucune communication commerciale n'est envoyée par courriel à qui n'en a pas fait la demande. Le site web n'utilise pas de cookies publicitaires.

Statistiques de fréquentation. Pour savoir combien de personnes visitent le site, d'où elles viennent et ce qui les intéresse, chaque page vue est consignée sur nos propres serveurs avec : la page, la langue et le pays choisis sur le site, le domaine du site d'où vous venez, les paramètres de campagne du lien (utm_*), le fait que vous utilisiez un mobile, une tablette ou un ordinateur, et certains clics, comme ceux qui mènent à demander une démonstration. En outre :

• Pays, région et ville approximatifs. Ils sont déduits de votre adresse IP à l'instant même, au moyen d'une base de données de géolocalisation installée sur nos serveurs (DB-IP), sans envoyer l'IP à quiconque. L'IP n'est pas conservée.
• Visiteurs uniques du jour. Pour compter combien de personnes différentes visitent le site chaque jour, on calcule une empreinte irréversible de votre IP et de votre navigateur combinés avec une clé qui change chaque jour et qui est détruite le lendemain. Ni l'IP ni le navigateur ne sont conservés, et l'empreinte ne permet pas de vous reconnaître un autre jour.
• Si vous acceptez les statistiques dans l'avis relatif aux cookies, votre navigateur conserve en outre un identifiant aléatoire pendant treize mois, afin de savoir si vous nous rendez visite à nouveau. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis « Préférences de cookies », en bas du site, et l'identifiant est supprimé. Votre choix expire au bout de treize mois et la question vous est alors posée de nouveau.
• Justificatif de votre choix. Chaque fois que vous acceptez ou refusez les statistiques, nous conservons le choix, la date, la version de la politique relative aux cookies et un numéro aléatoire que conserve votre navigateur, afin de pouvoir démontrer le consentement. Il n'inclut ni votre IP ni d'autres données qui vous identifient.

4. Base juridique

L'article 90 de la LOPDGDD exige d'informer les salariés et leurs représentants, de manière expresse et préalable, de l'utilisation de systèmes de géolocalisation. Il appartient à l'entreprise employeuse, qui décide de mettre en place le système, de donner cette information.

Lorsqu'un traitement repose sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des motifs tenant à votre situation particulière, comme l'explique la section 9.

5. Durée de conservation

• Registre du temps de travail : quatre ans, durée imposée par la réglementation du travail pour le tenir à la disposition des salariés, de leurs représentants et de l'Inspection du travail. À l'expiration de ce délai, un processus automatique mensuel supprime les pointages, incidents, corrections et traces périmés, et consigne le nombre d'enregistrements supprimés et la période concernée, sans conserver aucune donnée personnelle.
• Rapports de travail : pendant la durée de la relation avec le client, puis pendant les délais de prescription des actions pouvant en découler.
• Absences et quotas : comme les rapports, pendant la durée de la relation avec le client, puis pendant les délais de prescription des actions pouvant en découler. Celles qui expliquent un jour du registre du temps de travail y figurent et sont conservées au moins aussi longtemps que ce registre.
• Bulletins de paie : pendant la durée de conservation configurée par l'entreprise, qui est d'au moins quatre ans, sauf si l'entreprise les supprime auparavant.
• Données de facturation : pendant les délais exigés par la réglementation commerciale et fiscale.
• Compte : tant que l'abonnement est actif. À son terme, l'entreprise dispose de trente jours pour exporter ses données ; ensuite elles sont supprimées ou verrouillées, à l'exception de celles qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale.
• Acceptations des textes juridiques : pendant la durée de la relation, puis pendant les délais de prescription des responsabilités pouvant en découler, car elles constituent la preuve de ce qui a été accepté.
• Attributions aux commerciaux, commissions et factures des commerciaux : pendant la durée de la relation avec le commercial, puis pendant les délais qu'exige la réglementation commerciale et fiscale.
• Inscriptions préparées : si personne ne réclame le compte dans les trente jours suivant la création ou le renouvellement du lien, ou s'il est annulé, la liste du personnel est supprimée et l'inscription devient caduque. Une fois le compte réclamé, la liste est supprimée lorsque l'entreprise inscrit ces personnes ou l'écarte et, en tout état de cause, au bout de trente jours. Un registre de chaque étape (création, modifications, réclamation, annulation) est conservé, sans données du personnel, afin de pouvoir justifier comment elle a été gérée. Si vous la demandez depuis le site web, la liste du personnel est supprimée du site web dès que le compte est préparé ou que la demande est écartée et, au plus tard, trente jours après son envoi ; le reste de la demande, après douze mois.
• Demandes de démonstration et de contact : pendant leur traitement et leur suivi. Si le service n'est finalement pas souscrit, elles sont supprimées au bout de douze mois à compter du dernier contact, ou avant si vous le demandez. Si le service est souscrit, elles sont conservées comme données du compte du client.
• Demandes de suppression de compte et d'exercice de droits : le temps nécessaire pour les traiter, puis pendant les délais de prescription des responsabilités pouvant découler de la manière dont elles ont été traitées.
• Courriels de support et demandes : le temps de résoudre la demande et, si vous êtes client, pendant la durée de la relation.
• Données techniques de navigation : uniquement pendant les courts délais durant lesquels les prestataires d'hébergement et de distribution du site conservent leurs journaux techniques.
• Statistiques de fréquentation : quatre cents jours, au terme desquels elles sont supprimées automatiquement. La clé quotidienne avec laquelle les visiteurs uniques sont comptés est détruite le lendemain, et l'identifiant statistique de votre navigateur dure treize mois ou jusqu'au retrait du consentement. Les justificatifs de votre choix dans l'avis relatif aux cookies sont conservés trois ans, le plus long délai de prescription des infractions à la LSSI-CE.

Les pointages ne peuvent être ni supprimés ni modifiés depuis l'application : une erreur se corrige en ajoutant une correction approuvée par un responsable, qui est consignée à côté du pointage d'origine. C'est délibéré, car un registre que l'on pourrait réécrire ne servirait pas de preuve.

6. Qui d'autre intervient

Pour fournir le service et maintenir le site web, il est fait appel aux prestataires suivants. À l'exception de la OpenStreetMap Foundation et de Google (YouTube), pour les raisons expliquées sous le tableau, ils agissent en qualité de sous-traitants ou de sous-traitants ultérieurs et un contrat conforme à l'article 28 du RGPD existe avec eux :

Lorsque la carte d'un pointage est ouverte, le navigateur ou l'appareil de la personne qui la consulte demande les images de la carte directement aux serveurs de la OpenStreetMap Foundation, qui reçoivent son adresse IP et les portions de carte affichées, mais ni le nom de qui que ce soit ni aucune autre donnée du registre du temps de travail. C'est pourquoi elle ne figure pas comme sous-traitant ultérieur dans le contrat de sous-traitance.

Le portail des commerciaux, auquel n'ont accès que les commerciaux, les commerciaux Pro, les partenaires et l'administration de RMTracker, propose des tutoriels vidéo hébergés sur YouTube. Lorsque la liste des tutoriels est ouverte, le navigateur ou l'appareil de la personne qui la consulte demande les miniatures des vidéos aux serveurs de YouTube (i.ytimg.com), et lors de la lecture d'une vidéo, le lecteur YouTube est chargé dans son mode de confidentialité renforcée (youtube-nocookie.com), qui peut enregistrer des informations dans le navigateur ou l'appareil pendant le visionnage de la vidéo. Google reçoit ainsi l'adresse IP et les données techniques de connexion de la personne qui regarde, et traite en tant que responsable ce qu'il observe de la lecture, conformément à sa propre politique de confidentialité. Il ne reçoit aucune donnée du registre du temps de travail ni du compte, et il n'est pas consigné qui regarde quel tutoriel. C'est pourquoi il ne figure pas comme sous-traitant ultérieur dans le contrat de sous-traitance. Les salariés d'une entreprise cliente n'utilisent pas ce portail.

Les données de la carte bancaire sont saisies directement dans la passerelle de paiement et n'arrivent à aucun moment sur les serveurs de WorkLogTracker. Stripe traite en outre certaines données du paiement pour son propre compte, en tant que responsable du traitement, afin de prévenir la fraude et de respecter ses obligations légales d'établissement de paiement.

Agissent également pour leur propre compte, et non pour celui de RMTracker S.L., Apple et Google lorsque vous téléchargez l'application depuis leurs boutiques ou utilisez la reconnaissance vocale de leurs systèmes.

Si votre entreprise est arrivée par l'intermédiaire d'un commercial, ce commercial reçoit l'information décrite à la section 2, et rien de plus.

En dehors de ces cas, aucune donnée n'est vendue ni cédée à des tiers, sauf obligation légale ou demande d'une autorité compétente, comme l'Inspection du travail, les tribunaux ou l'Administration fiscale (Agencia Tributaria).

7. Transferts internationaux

Les données de l'application sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires sont des entreprises établies hors de l'Espace économique européen ou peuvent accéder aux données depuis l'extérieur pour fournir leur service. Dans ces cas, le transfert n'est effectué qu'avec l'une des garanties exigées par le chapitre V du RGPD :

Vous pouvez demander des informations sur ces garanties en écrivant à legal@rmtrackersolutions.com.

8. Décisions automatisées et intelligence artificielle

L'application génère des alertes de manière automatique : par exemple, lorsqu'un pointage est effectué en dehors du rayon du lieu de travail attribué ou lorsqu'une journée reste ouverte trop longtemps. Ces alertes ne produisent pas d'elles-mêmes le moindre effet : ce sont des signaux destinés à ce qu'une personne les examine et décide. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou affectant de manière significative de façon similaire, au sens de l'article 22 du RGPD, n'est prise, et aucun profilage n'est réalisé.

WorkLogTracker n'utilise aucun système d'intelligence artificielle pour évaluer les personnes ni leurs performances, et les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. La seule reconnaissance automatique qui intervient est la dictée vocale, fournie par le système d'exploitation du téléphone lorsque la personne le demande.

9. Vos droits

Vous pouvez exercer à tout moment, gratuitement, les droits suivants :

• Accès : savoir si vos données sont traitées, lesquelles, pour quelles finalités, d'où elles proviennent, à qui elles sont communiquées et pendant combien de temps.
• Rectification : corriger les données inexactes ou compléter les données incomplètes. Un pointage se rectifie au moyen d'une correction, qui conserve l'original.
• Effacement : faire supprimer vos données lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, sauf celles qui doivent être conservées en vertu d'une obligation légale, comme le registre du temps de travail.
• Opposition : faire cesser le traitement de vos données lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, sauf motifs légitimes impérieux ou défense de droits en justice.
• Limitation : faire conserver les données sans les traiter pendant qu'une réclamation sur leur exactitude ou sur votre opposition est examinée, ou lorsque vous en avez besoin pour une réclamation.
• Portabilité : recevoir les données que vous avez fournies, dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à un autre responsable.
• Ne pas faire l'objet de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou similaires, que WorkLogTracker ne prend pas.
• Retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci, sans que cela affecte ce qui a été traité auparavant.

À qui vous adresser :

• Si vous êtes salarié(e) et qu'il s'agit de vos pointages, rapports, absences, bulletins de paie ou horaires, adressez-vous à votre entreprise, qui est la responsable du traitement. Si vous écrivez à RMTracker S.L., votre demande lui sera transmise sans délai.
• Dans les autres cas — votre compte, votre facturation, vos données en tant que commercial ou ce que vous avez envoyé par le site web —, écrivez à legal@rmtrackersolutions.com en indiquant le droit que vous exercez. Pour supprimer votre compte, vous pouvez aussi utiliser la page de suppression de compte.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, les informations nécessaires pour la confirmer pourront être demandées. La demande est traitée dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois supplémentaires lorsqu'elle est complexe, auquel cas vous en serez informé(e), conformément à l'article 12 du RGPD.

Si vous estimez que vos données n'ont pas été traitées correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agencia Española de Protección de Datos (Agence espagnole de protection des données) (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es).

10. Sécurité

L'accès aux données est limité par entreprise et par rôle au moyen d'une sécurité au niveau des lignes dans la base de données : une personne n'accède qu'aux données de l'entreprise à laquelle elle appartient, et, au sein de celle-ci, qu'à celles que son rôle permet. Les mots de passe sont stockés chiffrés par le prestataire d'authentification, les communications circulent chiffrées, les données sont chiffrées au repos et les actions pertinentes sont consignées.

Les identifiants professionnels, étant des données personnelles dont la connaissance n'est pas nécessaire au reste des salariés, sont conservés séparément du reste de la fiche et ne sont accessibles qu'à la personne concernée et à celle qui gère la paie ou répond à un contrôle.

Accès du personnel de RMTracker. Le personnel de RMTracker n'a pas d'accès permanent aux données des salariés d'une entreprise. Sans autorisation, il ne voit que les données du compte dont il a besoin pour facturer et gérer le service, comme celles de l'entreprise, de son abonnement, de ses paiements et de l'acceptation des textes juridiques. Pour aider à traiter une demande, la personne ayant le rôle de propriétaire ou d'administrateur peut lui accorder depuis l'application une autorisation d'accès de support pour 24 heures, 72 heures ou 7 jours, et la révoquer à tout moment. Pendant sa durée, le personnel de support autorisé voit les écrans de l'entreprise en mode lecture seule : il ne peut rien modifier, ne voit pas les identifiants professionnels (NIF ou NIE et numéro de Sécurité sociale) ni les documents envoyés aux salariés et leurs signatures, et ne peut ouvrir aucun fichier, tels que les bulletins de paie ou les pièces jointes, photographies et signatures des rapports de travail. Chaque autorisation, chaque révocation et chaque entrée en mode support sont consignées, et l'entreprise peut les consulter dans l'application.

Ce n'est qu'en cas d'urgence (le service ne fonctionne pas, un incident affecte l'intégrité des données ou l'entreprise ne peut pas accorder l'autorisation) que le personnel technique autorisé de RMTracker peut consulter directement la base de données. Avant de le faire, il consigne le motif dans ce journal, et l'application avertit les personnes ayant le rôle de propriétaire ou d'administrateur de l'entreprise.

Le détail des mesures et de la manière d'agir en cas d'incident figure dans la politique de sécurité.

11. Exactitude des données et données d'autres personnes

Quiconque fournit des données, dans l'application ou sur le site web, s'engage à ce qu'elles soient véridiques et à les tenir à jour. L'entreprise cliente est celle qui inscrit ses salariés et qui doit les informer du traitement de leurs données, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD. Quiconque recueille dans un rapport la signature et le document d'un client doit avoir une raison de le faire et lui dire pour quelle finalité ils sont recueillis.

12. Mineurs

Le service s'adresse aux entreprises et à leurs salariés. Il n'est pas destiné aux mineurs de moins de seize ans.

13. Modifications de la présente politique

La présente politique est revue chaque fois que change ce que font l'application ou le site web. Toute modification sera publiée sur cette page avec son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur. Si la modification est substantielle, les clients en seront avisés par les moyens de contact figurant sur leur compte. L'application conserve la version acceptée par chaque personne.