Logiciel de registre du temps de travail
Obligatoire, numérique et traçable

Toutes les entreprises et tous les travailleurs indépendants employant des salariés en Espagne, sans exception de taille, de chiffre d'affaires ou de secteur, sont soumis à l'obligation prévue par l'article 34.9 de l'Estatuto de los Trabajadores (introduit par le Real Decreto-ley 8/2019). L'obligation concerne l'ensemble du personnel, y compris les contrats à temps plein, à temps partiel, le télétravail, le personnel itinérant, les équipes de chantier et les techniciens en déplacement. Seul le personnel de haute direction au sens strict en est exclu.

Dans la pratique actuelle de l'Inspection, le papier et les feuilles Excel sont les méthodes les plus sanctionnées. Un fichier Excel a une faible valeur probante, car n'importe quel utilisateur peut modifier des cellules a posteriori sans laisser de piste d'audit. De leur côté, les feuilles papier sont souvent toutes signées d'un coup en fin de mois avec le même stylo, ce que l'ITSS considère comme un indice manifeste de falsification. En outre, le projet de décret royal sur l'enregistrement numérique, pas encore en vigueur, prévoit un registre numérique, inaltérable et accessible à distance par l'Inspection du travail.

L'Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), dans son guide officiel sur le contrôle de présence biométrique, a établi que l'utilisation de l'empreinte digitale ou de la reconnaissance faciale enfreint le principe de minimisation des données du RGPD (art. 9). Les données biométriques relèvent des catégories particulières et l'entreprise doit recourir à des alternatives moins intrusives. Les amendes infligées par l'AEPD à des entreprises utilisant l'empreinte digitale dépassent déjà plusieurs centaines de milliers d'euros. WorkLogTracker n'utilise aucune donnée biométrique.

L'inspecteur exige : 1) les relevés quotidiens d'arrivée, de pauses et de départ des personnes qui travaillent à cet instant même sur le site ; 2) l'historique des 4 dernières années de l'ensemble du personnel ; 3) le décompte et la ventilation entre heures normales et heures supplémentaires ; et 4) la preuve que le système garantit l'inaltérabilité des enregistrements et la remise du récapitulatif mensuel aux salariés. Avec WorkLogTracker, le responsable génère instantanément le modèle officiel en PDF ou CSV.

Selon la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, art. 7.5), l'absence de tenue du registre ou son altération constitue une infraction grave, passible d'amendes de 1 000 € à 10 000 € par établissement ou entreprise. En outre, en l'absence de registre probant pour les contrats à temps partiel, l'art. 12.4 de l'Estatuto de los Trabajadores présume que le contrat est à temps plein, ce qui oblige à verser les différences de salaire et les cotisations à la Sécurité sociale des 4 dernières années avec une majoration de 20 %.

Grâce à l'application mobile WorkLogTracker pour iOS et Android. Le salarié appuie sur « Démarrer la journée » en arrivant sur le chantier, à l'entrepôt ou sur sa première intervention. L'application vérifie ponctuellement, par géorepérage GPS, s'il se trouve à l'emplacement assigné (sans aucun suivi continu par la suite). S'il se trouve dans un sous-sol ou une zone rurale sans réseau, le pointage est stocké de façon chiffrée sur le téléphone et synchronisé dès que le signal revient.

Le système ne permet à personne de supprimer ou d'écraser l'enregistrement initial, conformément à l'exigence légale d'inaltérabilité. À la place, le salarié crée une demande d'incident en expliquant le motif de l'oubli. Le responsable examine la demande puis l'approuve ou la refuse. En cas de contrôle, on sait précisément qui a demandé la modification, à quelle date et qui l'a autorisée.

La loi impose de conserver les registres du temps de travail pendant au moins 4 ans, à la disposition des salariés, de leurs représentants légaux et de l'Inspection du travail. WorkLogTracker les stocke dans le cloud avec des sauvegardes continues et permet de télécharger le modèle officiel mensuel en PDF A4 afin que chaque salarié reçoive sa copie avec la ventilation exacte des heures.