Datenschutzerklärung

Diese Erklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn die Anwendung WorkLogTracker für Android, iOS oder Browser genutzt wird und wenn die Website www.worklog-tracker.com besucht oder RMTracker S.L. angeschrieben wird.

1. Wer Ihre Daten verarbeitet und in welcher Eigenschaft

WorkLogTracker ist ein Werkzeug, das Unternehmen nutzen, um ihrer Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Belegschaft nachzukommen. Deshalb gibt es verschiedene Verarbeitungen mit verschiedenen Verantwortlichen, und es ist wichtig, sie zu unterscheiden, denn davon hängt ab, an wen Sie sich wenden müssen, um Ihre Rechte auszuüben.

Wenn Sie Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer sind und Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Zeiterfassungen oder Ihre Arbeitsberichte ausüben möchten, ist Ihr Ansprechpartner Ihr Unternehmen. RMTracker S.L. wird diesem die Unterstützung leisten, die die DSGVO von einem Auftragsverarbeiter verlangt.

Die vollständigen Identifikationsdaten finden sich auch im Impressum (Aviso Legal).

2. Welche Daten in der Anwendung verarbeitet werden

Zum Standort, mit aller Klarheit

Die Anwendung führt keine laufende Standortverfolgung durch. Der Standort wird ausschließlich in dem Moment abgefragt, in dem die Person zum Erfassen tippt, und nur, um den Abstand zur Arbeitsstätte zu prüfen. Zwischen einer Zeiterfassung und der nächsten fragt die Anwendung die Position des Geräts nicht ab. Wird die Standortberechtigung verweigert, wird die Zeiterfassung dennoch ohne Koordinaten aufgezeichnet.

Innerhalb des Unternehmens sieht den Standort einer Zeiterfassung die Person selbst und, auf einer Karte neben der Arbeitsstätte und ihrem Radius, wer die Rolle Inhaber, Administrator oder Prüfer hat sowie die Teamleitung dieser Person. Niemand sonst aus der Belegschaft sieht ihn. Die Bilder dieser Karte werden von der OpenStreetMap Foundation bereitgestellt, wie in Abschnitt 6 erläutert.

Am Ende der Arbeitszeit

Hat das Unternehmen einen Arbeitszeitplan zugewiesen, zeigt die Anwendung zu dessen Endzeit einen lokalen Hinweis auf dem Gerät, der fragt, ob die Person das Arbeitsende erfasst oder weiterarbeitet. Diesen Hinweis plant und erzeugt das Telefon selbst: Er läuft über keinen externen Benachrichtigungsdienst und es wird nichts an Dritte gesendet. In der Webversion erscheint die Frage in der Anwendung selbst.

Der Standort wird nur gespeichert, wenn die Person antwortet, indem sie das Arbeitsende erfasst oder auf „Weiterarbeiten“ tippt, genau wie bei jeder anderen Zeiterfassung und nach denselben Regeln: nie im Hintergrund und nie in einem Moment, in dem sie nichts angetippt hat.

Erfasst niemand das Arbeitsende, wird der Arbeitstag einige Stunden nach dem Ende des Arbeitszeitplans (so viele, wie das Unternehmen festlegt, vier, wenn es nichts anderes angibt) zur Endzeit des Plans als „unbestätigtes Arbeitsende“ geschlossen. Hat die Person auf „Weiterarbeiten“ getippt, wird er dann nicht geschlossen: Erfasst sie auch danach kein Arbeitsende, schließt ihn die Sicherheitsschließung nach den vom Unternehmen festgelegten Stunden ohne Aktivität (vierzehn, wenn es nichts anderes angibt) zu der Uhrzeit, zu der sie auf „Weiterarbeiten“ getippt hat. In beiden Fällen wird die Person bei der nächsten Erfassung des Arbeitsbeginns gebeten, die Uhrzeit der Schließung zu bestätigen oder die genaue Uhrzeit anzugeben, zu der sie gegangen ist.

Gefragt wird auch, wenn die Person ihr Arbeitsende nach dem Ende des Arbeitszeitplans erfasst, sobald die vom Unternehmen festgelegte Toleranz verstrichen ist (fünfzehn Minuten, wenn es nichts anderes angibt), sofern nicht feststeht, dass sie weitergearbeitet hat. Bestätigt sie, zur Endzeit des Plans aufgehört zu haben, ersetzt diese Uhrzeit die erfasste, die in der Erfassung erhalten bleibt.

Die nach dem Ende des Arbeitszeitplans gearbeitete Zeit, ob erfasst oder angegeben, wird als von der Person selbst angegebene Überstunden erfasst (Mehrarbeitsstunden bei einem Teilzeitvertrag). Die angegebene oder bestätigte Uhrzeit und diese Stunden werden zusammen mit dem Zeitpunkt ihrer Angabe in der Arbeitszeiterfassung aufbewahrt.

Außer der Person selbst sehen diese Arbeitsenden und den Standort dieser Antworten, auf einer Karte neben der Arbeitsstätte und ihrem Radius, wer die Rolle Inhaber, Administrator oder Prüfer hat; Inhaber und Administrator können dazu einen Vorfall eröffnen. Sie sind Teil der Arbeitszeiterfassung, mit derselben Rechtsgrundlage und derselben Speicherdauer (Abschnitte 4 und 5).

Die Gehaltsabrechnungen

Das Unternehmen kann in der Anwendung die Gehaltsabrechnung jeder Person speichern, damit diese sie jederzeit herunterladen kann. Das ist für das Unternehmen optional; es kann darauf verzichten und kann die gespeicherten Gehaltsabrechnungen jederzeit löschen.

Eine Gehaltsabrechnung sehen nur die Person selbst und wer die Rolle Inhaber, Administrator oder Prüfer hat. Teamleitungen und die übrige Belegschaft sehen sie nicht. Sie werden bei Supabase in der Europäischen Union (Region Irland) für die vom Unternehmen konfigurierte Aufbewahrungsdauer gespeichert, die mindestens vier Jahre beträgt.

Daten besonderer Kategorien

WorkLogTracker verwendet weder Fingerabdruck noch Gesichtserkennung noch andere biometrische Daten zur Zeiterfassung. Es verarbeitet jedoch ein Gesundheitsdatum: dass eine Person krankgeschrieben ist, mit den Daten. Die Anwendung verlangt keine Diagnosen und keine ärztlichen Atteste.

Innerhalb des Unternehmens sehen eine Krankschreibung nur die Person selbst und wer die Rolle Inhaber, Administrator oder Prüfer hat, die drei Rollen, die die offizielle Arbeitszeitaufzeichnung erstellen können. Teamleitungen und die übrige Belegschaft sehen weder die Art noch die Daten einer Krankschreibung; allenfalls kann eine Teamleitung sehen, dass eine Verspätung einer Person ihres Teams durch eine genehmigte Abwesenheit gerechtfertigt war, ohne zu sehen, durch welche. Außerhalb des Unternehmens kann sie nur das Support-Personal von RMTracker einsehen, solange das Unternehmen ihm in der Anwendung eine Zugriffsberechtigung erteilt hat (siehe Abschnitt 10); es handelt als Auftragsverarbeiter und ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. In der offiziellen Arbeitszeitaufzeichnung erscheinen die Krankheitstage als „Krankschreibung“, weil die Aufzeichnung erklären muss, warum an diesen Tagen keine Arbeitszeit vorliegt.

Der Grund einer Freistellung oder einer anderen Abwesenheit, die keine Krankschreibung ist, ist hingegen für die Teamleitung dieser Person sichtbar, die sie genehmigen kann. Es genügt, ihn allgemein anzugeben (zum Beispiel „Arztbesuch“): Weder der Grund noch der Kommentar dessen, der den Antrag entscheidet, noch die freien Bemerkungen zu einer Zeiterfassung oder einem Bericht dürfen dazu verwendet werden, Diagnosen oder andere klinische Informationen zu vermerken.

Berechtigungen, die die Anwendung anfordert

Keine Berechtigung ist für die Zeiterfassung unerlässlich. Alle können jederzeit in den Einstellungen des Geräts verweigert oder entzogen werden.

Die Spracheingabe

Um Sprache in Text umzuwandeln, verwendet die Anwendung den Spracherkennungsdienst des Betriebssystems des Telefons selbst, von Apple oder von Google. Je nach Gerät und Konfiguration kann dieser Dienst das Audio auf dem Telefon selbst verarbeiten oder an die Server seines Herstellers senden, der es nach seinen eigenen Bedingungen verarbeitet. WorkLogTracker empfängt und speichert das Audio nicht: nur den resultierenden Text, und ausschließlich, wenn Sie sich entscheiden, ihn im Bericht zu speichern.

Was auf Ihrem Gerät gespeichert wird

Damit ohne Verbindung erfasst werden kann, speichert die Anwendung auf dem Gerät selbst, oder im Browser, wenn die Webversion genutzt wird, die noch zu sendenden Zeiterfassungen und Berichte und die Liste der Arbeitsstätten. Sie werden an den Server gesendet, sobald die Verbindung wieder besteht. Die angemeldete Sitzung und die Einstellungen, wie die Sprache, werden ebenfalls auf dem Gerät gespeichert; die Einzelheiten dessen, was im Browser gespeichert wird, stehen in der Cookie-Richtlinie.

Wenn Ihr Unternehmen über einen Vertriebspartner kam

RMTracker S.L. arbeitet mit unabhängigen Vertriebspartnern zusammen, die für die von ihnen gewonnenen Unternehmen eine Provision erhalten. Wenn Sie bei der Anlage Ihres Unternehmens den Code oder die Einladung eines Vertriebspartners verwendet oder eine von ihm vorbereitete Anmeldung übernommen haben, wird vermerkt, dass Ihr Unternehmen diesem zugeordnet ist. Dieser Vertriebspartner sieht in seinem Portal nur den Namen des Unternehmens, das Anmeldedatum, den Status des Abonnements (in der Testphase, aktiv, zahlungsrückständig oder gekündigt) und zu jeder Zahlung ihr Datum, die Grundlage, auf der die Provision berechnet wird, und deren Betrag. Er sieht nicht die Belegschaft, die Zeiterfassungen, die Arbeitsberichte oder andere Daten der Nutzung des Dienstes.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmen einem Vertriebspartner zugeordnet wird, genügt es, bei der Anlage keinen Code einzugeben. Ist es bereits zugeordnet und möchten Sie, dass dies endet, schreiben Sie an legal@rmtrackersolutions.com.

Wenn ein Vertriebspartner oder RMTracker Ihr Konto vorbereitet

Auf Ihren Wunsch kann ein Vertriebspartner oder das Team von RMTracker S.L. das Konto Ihres Unternehmens vorbereiten, sodass Sie es nur noch prüfen müssen. Dazu werden der Name des Unternehmens, seine Steuernummer (NIF oder CIF), das Land und die Zeitzone sowie Name und E-Mail-Adresse der Person gespeichert, die es übernehmen wird. Stellt das Unternehmen sie zur Verfügung, wird außerdem eine Liste seiner Belegschaft mit höchstens Name, E-Mail-Adresse, Tätigkeit, Telefonnummer, Personalnummer und der Rolle, die jede Person in der Anwendung haben wird (Mitarbeitende, Teamleitung, Administration oder Prüfung) sowie dem Arbeitsplan, der ihr zugewiesen wird, gespeichert. Außerdem können die Arbeitspläne des Unternehmens vorbereitet werden. Nicht gespeichert werden NIF, NIE oder Sozialversicherungsnummern der Belegschaft: Diese ergänzt das Unternehmen später selbst, falls es sie benötigt.

Diese Daten sehen nur die Person, die die Anmeldung vorbereitet hat, und die Verwaltung von RMTracker S.L. Es wird ein persönlicher Link übergeben, der den Namen des Unternehmens, wer es vorbereitet hat, sowie Name und E-Mail-Adresse der verantwortlichen Person zeigt und mit dem nur diese Person, angemeldet mit genau dieser bereits bestätigten E-Mail-Adresse, das Konto übernehmen kann. Bei der Übernahme akzeptiert sie die Bedingungen, diese Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag, und das Unternehmen wird wie jedes andere angelegt. Ab diesem Moment sieht die Person, die es vorbereitet hat, es nicht mehr, und ein Vertriebspartner erhält nur, was unter „Wenn Ihr Unternehmen über einen Vertriebspartner kam“ erläutert ist.

Die Liste der Belegschaft dient ausschließlich dazu, dass das Unternehmen diese Personen nach Prüfung und Ergänzung in der Anwendung anlegt. Sobald das Unternehmen sie anlegt oder die Liste verwirft, wird die Liste gelöscht; ihre Daten werden dann gegebenenfalls zu Daten der Belegschaft, für die das Unternehmen verantwortlich ist. Es ist Sache des Unternehmens, das die Liste zur Verfügung stellt, seine Belegschaft darüber zu informieren, dass es sie zur Vorbereitung seines Kontos weitergegeben hat.

Sie können sie über das Formular zur Anforderung einer Demo auf dieser Website anfordern. Darüber senden Sie uns dieselben Daten und zusätzlich die Telefonnummer der verantwortlichen Person, die ungefähre Größe und die Branche des Unternehmens sowie, wenn Sie möchten, den Handelsnamen, wann wir Sie anrufen sollen, und einen Kommentar. Nur die Verwaltung der RMTracker S.L. sieht sie und verwendet sie, um das Konto vorzubereiten. Das Konto kann automatisch vorbereitet werden, sobald Sie die Anfrage senden: In diesem Fall erhalten Sie den persönlichen Link zur Übernahme sofort an diese E-Mail-Adresse; wenn Sie es nicht angefordert haben, öffnen Sie ihn einfach nicht, und die Anmeldung verfällt nach dreißig Tagen. Die Liste der Belegschaft ist nicht in den Benachrichtigungs-E-Mails enthalten und wird von der Website gelöscht, sobald das Konto vorbereitet ist oder die Anfrage verworfen wird, in jedem Fall dreißig Tage nach dem Absenden.

Wenn Sie Vertriebspartner sind

Von den Personen und Unternehmen, die als Vertriebspartner zusammenarbeiten, werden verarbeitet: Name oder Firma, NIF, Steuerwohnsitz, E-Mail-Adresse, IBAN, der anzuwendende Mehrwertsteuer- und Einbehaltungssatz, die als PDF hochgeladenen Rechnungen und die Einzelheiten ihrer Provisionen und der erhaltenen Zahlungen. Sie dienen dazu, die Provisionen zu berechnen und zu zahlen und die buchhalterischen und steuerlichen Pflichten zu erfüllen.

3. Wenn Sie die Website besuchen oder uns schreiben

Die in den Formularen mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder sind für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich: ohne sie kann sie nicht gesendet werden. An Personen, die sie nicht angefordert haben, werden keine Werbe-E-Mails gesendet. Die Website verwendet keine Werbe-Cookies.

Besucherstatistiken. Um zu wissen, wie viele Personen die Website besuchen, von wo aus und was sie interessiert, wird jede aufgerufene Seite auf unseren eigenen Servern erfasst mit: der Seite, der auf der Website gewählten Sprache und dem gewählten Land, der Domain der Website, von der Sie kommen, den Kampagnenparametern des Links (utm_*), ob Sie ein Mobiltelefon, ein Tablet oder einen Computer verwenden, und einigen Klicks, etwa denen, die zur Anforderung einer Demo führen. Außerdem:

• Ungefähres Land, Region und Stadt. Sie werden im Moment aus Ihrer IP-Adresse abgeleitet, mit einer auf unseren Servern installierten Geolokalisierungsdatenbank (DB-IP), ohne die IP-Adresse an jemanden zu senden. Die IP-Adresse wird nicht gespeichert.
• Eindeutige Besucher des Tages. Um zu zählen, wie viele verschiedene Personen die Website jeden Tag besuchen, wird ein nicht umkehrbarer Fingerabdruck Ihrer IP-Adresse und Ihres Browsers berechnet, kombiniert mit einem Schlüssel, der sich jeden Tag ändert und am folgenden Tag vernichtet wird. Weder die IP-Adresse noch der Browser werden gespeichert, und der Fingerabdruck erlaubt es nicht, Sie an einem anderen Tag wiederzuerkennen.
• Wenn Sie die Statistiken akzeptieren im Cookie-Hinweis, speichert Ihr Browser zusätzlich dreizehn Monate lang eine zufällige Kennung, um zu erkennen, ob Sie uns erneut besuchen. Sie können die Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende der Website widerrufen, und die Kennung wird gelöscht. Ihre Entscheidung verfällt nach dreizehn Monaten, und Sie werden dann erneut gefragt.
• Nachweis Ihrer Entscheidung. Jedes Mal, wenn Sie die Statistiken akzeptieren oder ablehnen, speichern wir die Entscheidung, das Datum, die Version der Cookie-Richtlinie und eine Zufallszahl, die Ihr Browser aufbewahrt, um die Einwilligung nachweisen zu können. Sie enthält weder Ihre IP-Adresse noch andere Daten, die Sie identifizieren.

4. Rechtsgrundlage

Artikel 90 der LOPDGDD verlangt, die Belegschaft und ihre Vertreter ausdrücklich und im Voraus über den Einsatz von Geolokalisierungssystemen zu informieren. Diese Information hat das Arbeitgeberunternehmen zu geben, das über die Einführung des Systems entscheidet.

Wenn eine Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wie in Abschnitt 9 erläutert.

5. Wie lange sie gespeichert werden

• Arbeitszeiterfassung: vier Jahre, die Frist, die das Arbeitsrecht vorschreibt, um sie der Belegschaft, ihren Vertretern und der Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) zur Verfügung zu halten. Nach Ablauf dieser Frist löscht ein automatischer monatlicher Vorgang die abgelaufenen Zeiterfassungen, Vorfälle, Korrekturen und Protokolle und hält fest, wie viele Einträge und für welchen Zeitraum gelöscht wurden, ohne personenbezogene Daten zu speichern.
• Arbeitsberichte: solange die Beziehung zum Kunden besteht und danach während der Verjährungsfristen der Ansprüche, die sich daraus ergeben können.
• Abwesenheiten und Kontingente: wie die Berichte, solange die Beziehung zum Kunden besteht und danach während der Verjährungsfristen der Ansprüche, die sich daraus ergeben können. Diejenigen, die einen Tag der Arbeitszeiterfassung erklären, sind in dieser enthalten und werden mindestens so lange aufbewahrt wie diese Aufzeichnung.
• Gehaltsabrechnungen: während der Aufbewahrungsdauer, die das Unternehmen konfiguriert und die mindestens vier Jahre beträgt, es sei denn, das Unternehmen löscht sie vorher selbst.
• Abrechnungsdaten: während der Fristen, die das Handels- und Steuerrecht verlangt.
• Konto: solange das Abonnement aktiv ist. Nach dessen Ende hat das Unternehmen dreißig Tage Zeit, seine Daten zu exportieren; danach werden sie gelöscht oder gesperrt, mit Ausnahme derer, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahrt werden müssen.
• Annahmen der Rechtstexte: solange die Beziehung besteht und danach während der Verjährungsfristen der Haftungen, die sich daraus ergeben können, da sie den Nachweis dessen darstellen, was akzeptiert wurde.
• Zuordnungen zu Vertriebspartnern, Provisionen und Rechnungen der Vertriebspartner: solange die Beziehung zum Vertriebspartner besteht und danach während der Fristen, die das Handels- und Steuerrecht verlangt.
• Vorbereitete Anmeldungen: Übernimmt niemand das Konto innerhalb von dreißig Tagen nach Erstellung oder Erneuerung des Links oder wird es storniert, wird die Liste der Belegschaft gelöscht und die Anmeldung verfällt. Nach der Übernahme wird die Liste gelöscht, sobald das Unternehmen diese Personen anlegt oder die Liste verwirft, spätestens aber nach dreißig Tagen. Von jedem Schritt (Erstellung, Änderungen, Übernahme, Stornierung) wird ein Protokoll ohne Daten der Belegschaft aufbewahrt, um nachweisen zu können, wie damit umgegangen wurde. Wenn Sie sie über die Website anfordern, wird die Liste der Belegschaft von der Website gelöscht, sobald das Konto vorbereitet oder die Anfrage verworfen ist, spätestens dreißig Tage nach dem Absenden; der Rest der Anfrage nach zwölf Monaten.
• Demo- und Kontaktanfragen: solange sie bearbeitet und nachverfolgt werden. Kommt der Dienst nicht zustande, werden sie zwölf Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, oder früher, wenn Sie es verlangen. Kommt er zustande, werden sie als Daten des Kundenkontos aufbewahrt.
• Anfragen zur Kontolöschung und zur Ausübung von Rechten: die für ihre Bearbeitung erforderliche Zeit und danach während der Verjährungsfristen der Verantwortlichkeiten, die sich aus der Art ihrer Bearbeitung ergeben können.
• Support-E-Mails und Anfragen: solange die Anfrage geklärt wird und, wenn Sie Kunde sind, solange die Beziehung besteht.
• Technische Daten des Surfens: nur die kurzen Fristen, während derer die Hosting- und Verteilungsanbieter der Website ihre technischen Protokolle aufbewahren.
• Besucherstatistiken: vierhundert Tage, nach deren Ablauf sie sich von selbst löschen. Der tägliche Schlüssel, mit dem die eindeutigen Besucher gezählt werden, wird am folgenden Tag vernichtet, und die Statistikkennung Ihres Browsers gilt dreizehn Monate oder bis Sie die Einwilligung widerrufen. Die Nachweise Ihrer Entscheidung im Cookie-Hinweis werden drei Jahre aufbewahrt, die längste Verjährungsfrist der Verstöße gegen die LSSI-CE.

Zeiterfassungen können in der Anwendung nicht gelöscht oder verändert werden: Ein Fehler wird korrigiert, indem eine von einer verantwortlichen Person genehmigte Korrektur hinzugefügt wird, die neben der ursprünglichen Zeiterfassung protokolliert wird. Das ist beabsichtigt, denn eine Aufzeichnung, die sich umschreiben ließe, taugte nicht als Beweis.

6. Wer sonst beteiligt ist

Um den Dienst zu erbringen und die Website zu betreiben, werden die folgenden Anbieter eingesetzt. Mit Ausnahme der OpenStreetMap Foundation und von Google (YouTube), wie unter der Tabelle erläutert, handeln sie als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter, und mit ihnen besteht der nach Artikel 28 der DSGVO erforderliche Vertrag:

Beim Öffnen der Karte einer Zeiterfassung fordert der Browser oder das Gerät dessen, der sie einsieht, die Kartenbilder direkt von den Servern der OpenStreetMap Foundation an, die seine IP-Adresse und die angezeigten Kartenausschnitte erhalten, jedoch weder den Namen irgendeiner Person noch andere Daten der Arbeitszeiterfassung. Deshalb wird sie im Auftragsverarbeitungsvertrag nicht als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

Das Vertriebsportal, auf das nur die Vertriebspartner, die Pro-Vertriebspartner, die Partner und die Verwaltung von RMTracker zugreifen, bietet bei YouTube gehostete Video-Tutorials an. Beim Öffnen der Tutorial-Liste fordert der Browser oder das Gerät dessen, der sie einsieht, die Vorschaubilder der Videos von den Servern von YouTube (i.ytimg.com) an, und beim Abspielen eines Videos wird der YouTube-Player in seinem erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) geladen, der während der Wiedergabe Informationen im Browser oder auf dem Gerät speichern kann. Google erhält so die IP-Adresse und die technischen Verbindungsdaten dessen, der zuschaut, und verarbeitet das, was es von der Wiedergabe beobachtet, als Verantwortlicher, gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung. Es erhält keine Daten der Arbeitszeiterfassung oder des Kontos, und es wird nicht vermerkt, wer welches Tutorial ansieht. Deshalb wird es im Auftragsverarbeitungsvertrag nicht als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Die Personen der Belegschaft eines Kundenunternehmens nutzen dieses Portal nicht.

Die Daten der Zahlungskarte werden direkt in den Zahlungsdienst eingegeben und gelangen zu keinem Zeitpunkt auf die Server von WorkLogTracker. Stripe verarbeitet außerdem einige Zahlungsdaten auf eigene Rechnung, als Verantwortlicher, um Betrug zu verhindern und seine rechtlichen Pflichten als Zahlungsinstitut zu erfüllen.

Ebenfalls auf eigene Rechnung, und nicht für RMTracker S.L., handeln Apple und Google, wenn Sie die Anwendung aus ihren Stores herunterladen oder die Spracherkennung ihrer Systeme nutzen.

Wenn Ihr Unternehmen über einen Vertriebspartner kam, erhält dieser Vertriebspartner die in Abschnitt 2 beschriebenen Informationen, und nichts weiter.

Außerhalb dieser Fälle werden Daten nicht an Dritte verkauft oder weitergegeben, außer aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Verlangen einer zuständigen Behörde, wie der Arbeitsinspektion, der Gerichte oder der Steuerbehörde (Agencia Tributaria).

7. Internationale Übermittlungen

Die Daten der Anwendung werden in der Europäischen Union gehostet. Einige Anbieter sind Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums oder können von außerhalb auf die Daten zugreifen, um ihren Dienst zu erbringen. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung nur mit einer der Garantien, die Kapitel V der DSGVO verlangt:

Sie können Informationen zu diesen Garantien anfordern, indem Sie schreiben an legal@rmtrackersolutions.com.

8. Automatisierte Entscheidungen und künstliche Intelligenz

Die Anwendung erzeugt automatisch Hinweise: zum Beispiel, wenn eine Zeiterfassung außerhalb des Radius der zugewiesenen Arbeitsstätte erfolgt oder wenn ein Arbeitstag zu lange offen bleibt. Diese Hinweise haben von sich aus keine Wirkung: Sie sind ein Signal für eine Person, sie zu prüfen und zu entscheiden. Es werden keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder in ähnlicher Weise erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Artikel 22 der DSGVO getroffen, und es werden keine Profile erstellt.

WorkLogTracker verwendet keine Systeme künstlicher Intelligenz, um Personen oder ihre Leistung zu bewerten, und die Daten werden nicht zum Trainieren von Modellen verwendet. Die einzige automatische Erkennung, die zum Einsatz kommt, ist die Spracheingabe, die das Betriebssystem des Telefons erbringt, wenn die Person sie verlangt.

9. Ihre Rechte

Sie können jederzeit und kostenlos die folgenden Rechte ausüben:

• Auskunft: wissen, ob Ihre Daten verarbeitet werden, welche, wofür, woher sie stammen, an wen sie weitergegeben werden und wie lange.
• Berichtigung: unrichtige Daten korrigieren oder unvollständige vervollständigen. Eine Zeiterfassung wird durch eine Korrektur berichtigt, die das Original bewahrt.
• Löschung: dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr erforderlich sind, mit Ausnahme derer, die aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung aufbewahrt werden müssen, wie die Arbeitszeiterfassung.
• Widerspruch: dass Ihre Daten nicht mehr verarbeitet werden, wenn die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht, außer bei zwingenden berechtigten Gründen oder zur Verteidigung gegen Ansprüche.
• Einschränkung: dass sie aufbewahrt, aber nicht verarbeitet werden, während eine Beanstandung ihrer Richtigkeit oder Ihres Widerspruchs geklärt wird, oder wenn Sie sie für einen Anspruch benötigen.
• Datenübertragbarkeit: die Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten oder dass sie an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.
• Nicht Gegenstand automatisierter Entscheidungen zu sein mit rechtlicher oder ähnlicher Wirkung, die WorkLogTracker nicht trifft.
• Die Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf ihr beruht, ohne dass dies die zuvor erfolgte Verarbeitung berührt.

An wen Sie sich wenden können:

• Wenn Sie Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer sind und es um Ihre Zeiterfassungen, Berichte, Abwesenheiten, Gehaltsabrechnungen oder Arbeitszeiten geht, wenden Sie sich an Ihr Unternehmen, das verantwortlich ist. Wenn Sie an RMTracker S.L. schreiben, wird Ihre Anfrage unverzüglich an dieses weitergeleitet.
• In den übrigen Fällen —Ihr Konto, Ihre Abrechnung, Ihre Daten als Vertriebspartner oder das, was Sie über die Website gesendet haben— schreiben Sie an legal@rmtrackersolutions.com und geben Sie an, welches Recht Sie ausüben. Um Ihr Konto zu löschen, können Sie auch die Seite zur Kontolöschung nutzen.

Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, können die zur Bestätigung erforderlichen Informationen angefordert werden. Die Anfrage wird innerhalb eines Monats bearbeitet, bei Komplexität um weitere zwei Monate verlängerbar, wovon Sie unterrichtet werden, gemäß Artikel 12 der DSGVO.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet wurden, können Sie sich bei der Spanischen Datenschutzagentur (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) beschweren (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es).

10. Sicherheit

Der Zugriff auf die Daten ist nach Unternehmen und nach Rolle durch Sicherheit auf Zeilenebene (Row Level Security) in der Datenbank beschränkt: Eine Person erreicht nur die Daten des Unternehmens, dem sie angehört, und innerhalb dessen nur diejenigen, die ihre Rolle zulässt. Die Passwörter werden vom Authentifizierungsanbieter verschlüsselt gespeichert, die Kommunikation erfolgt verschlüsselt, die Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt, und relevante Handlungen werden protokolliert.

Die arbeitsrechtlichen Kennungen werden, da es sich um personenbezogene Daten handelt, deren Kenntnis die übrige Belegschaft nicht benötigt, getrennt vom Rest des Datensatzes gespeichert und sind nur für die Person selbst und für wen die Gehaltsabrechnung verwaltet oder eine Inspektion betreut zugänglich.

Zugriff des Personals von RMTracker. Das Personal von RMTracker hat keinen dauerhaften Zugriff auf die Daten der Belegschaft eines Unternehmens. Ohne Berechtigung sieht es nur die Kontodaten, die es zur Abrechnung und Verwaltung des Dienstes benötigt, wie die des Unternehmens, sein Abonnement, seine Zahlungen und die Annahme der Rechtstexte. Um bei einer Anfrage zu helfen, kann, wer die Rolle Inhaber oder Administrator hat, ihm in der Anwendung eine Support-Zugriffsberechtigung für 24 Stunden, 72 Stunden oder 7 Tage erteilen und sie jederzeit widerrufen. Solange sie besteht, sieht das autorisierte Support-Personal die Bildschirme des Unternehmens im Nur-Lese-Modus: Es kann nichts ändern, sieht die arbeitsrechtlichen Kennungen (NIF oder NIE und Sozialversicherungsnummer) sowie die an die Belegschaft gesendeten Dokumente und ihre Unterschriften nicht und kann keine Dateien öffnen, wie die Gehaltsabrechnungen oder die Anhänge, Fotografien und Unterschriften der Arbeitsberichte. Jede Berechtigung, jeder Widerruf und jeder Zugriff im Support-Modus werden protokolliert, und das Unternehmen kann sie in der Anwendung einsehen.

Nur in einem Notfall (der Dienst funktioniert nicht, es liegt ein Vorfall vor, der die Integrität der Daten betrifft, oder das Unternehmen kann die Berechtigung nicht erteilen) kann das autorisierte technische Personal von RMTracker die Datenbank direkt einsehen. Bevor es dies tut, hält es den Grund in diesem Protokoll fest, und die Anwendung benachrichtigt diejenigen, die im Unternehmen die Rolle Inhaber oder Administrator haben.

Die Einzelheiten der Maßnahmen und des Vorgehens bei einem Vorfall stehen in der Sicherheitsrichtlinie.

11. Richtigkeit der Daten und Daten anderer Personen

Wer Daten bereitstellt, in der Anwendung oder auf der Website, verpflichtet sich, dass sie wahrheitsgemäß sind und aktuell gehalten werden. Das Kundenunternehmen ist es, das seine Belegschaft anlegt und das sie über die Verarbeitung ihrer Daten informieren muss, gemäß den Artikeln 13 und 14 der DSGVO. Wer in einem Bericht die Unterschrift und das Dokument eines Kunden erfasst, muss einen Grund dafür haben und ihm sagen, wofür sie erfasst werden.

12. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an Unternehmen und ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Er ist nicht für Minderjährige unter sechzehn Jahren bestimmt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird überprüft, sobald sich ändert, was die Anwendung oder die Website tun. Jede Änderung wird auf dieser Seite mit ihrer Versionsnummer und ihrem Datum des Inkrafttretens veröffentlicht. Wäre die Änderung wesentlich, werden die Kunden über die in ihrem Konto hinterlegten Kontaktwege benachrichtigt. Die Anwendung speichert, welche Version jede Person akzeptiert hat.