Software zur Arbeitszeiterfassung
Verpflichtend, digital und nachvollziehbar
Entwickelt, um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach dem Real Decreto-ley 8/2019 (Art. 34.9 des Arbeitnehmerstatuts) leichter zu erfüllen und Anfragen der Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion (ITSS) zu beantworten. Sichere Zeiterfassung für Trupps und mobiles Personal ohne biometrischen Fingerabdruck, Offline-Modus und das offizielle Monatsmuster als PDF mit einem Klick.
Was das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Spanien verlangt
Seit Inkrafttreten des Real Decreto-ley 8/2019 ist die tägliche Arbeitszeiterfassung nicht mehr freiwillig. Das Gesetz legt sehr konkrete Pflichten fest, die jedes Unternehmen erfüllen muss, um empfindliche Geldbußen zu vermeiden.
Tägliche Erfassung mit Beginn- und Endzeitpunkt
Der exakte Beginn und das Ende jeder Schicht sowie Zwischenpausen müssen dokumentiert werden.
Garantierte Unveränderbarkeit und Revisionssicherheit
Die erfassten Daten können weder vom Unternehmen noch vom Mitarbeiter nachträglich einseitig geändert werden, ohne einen Prüfpfad zu hinterlassen.
Gesetzliche 4-jährige Aufbewahrungspflicht am Arbeitsort
Die Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden und der Arbeitsinspektion, den Mitarbeitern und ihren Vertretern sofort zur Verfügung stehen.
Sofortige elektronische Bereitstellung
Bei Vor-Ort- oder Online-Prüfungen muss das Unternehmen die Aufzeichnungen unverzüglich vorlegen und exportieren können.
Keine sensiblen biometrischen Daten
Ausdrückliches Verbot von Drehkreuzen mit Fingerabdruck oder Gesichtserkennung für die Arbeitszeiterfassung – bei Gefahr von DSGVO-Bußgeldern in Millionenhöhe.
Gesetzeskonforme Berechnung von Regel- und Überstunden
Klare monatliche Aufschlüsselung zwischen der laut Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag vereinbarten Arbeitszeit und den darüber hinausgehenden Überstunden.
Regulatorische Neuheit: das geplante Dekret zur digitalen Erfassung
Die Regierung bereitet ein königliches Dekret vor, nach dem die Arbeitszeiterfassung digital, unveränderbar und für die Arbeitsinspektion aus der Ferne zugänglich sein soll. Es ist noch nicht in Kraft: Derzeit schreibt Art. 34.9 ET kein bestimmtes Format vor, der Gerichtshof der EU verlangt aber eine objektive, verlässliche und zugängliche Erfassung. WorkLogTracker erfasst bereits digital und bewahrt den Verlauf jeder Änderung auf.
Papier, Excel, Fingerabdruck oder WorkLogTracker: Was ist rechtssicher?
Viele herkömmliche Methoden setzen Ihr Unternehmen schweren Sanktionen sowohl durch die Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) als auch durch die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) aus.
| Kriterium | Papierbogen | Excel-Tabelle | Fingerabdruckscanner | WorkLogTracker |
|---|---|---|---|---|
| Beweiskraft gegenüber der ITSS | ✘ Häufig verworfen (Verdacht auf nachträgliche Sammelunterschriften) | ⚠ Gering (nachträglich bearbeitbar, ohne Änderungsspur) | ✘ Arbeitsrechtlich gültig, aber mit äußerst hohem Risiko gegenüber der AEPD | ✔ Unveränderbar: Zeitstempel und Verlauf jeder Änderung |
| DSGVO-Konformität und Kriterien der AEPD | ✘ Hohes Risiko: Listen mit Ausweisnummern und Unterschriften, die für Dritte einsehbar sind | ⚠ Mittleres Risiko: freigegebene Dokumente ohne granulare Zugriffskontrolle | ✘ Sehr schwerer Verstoß: Bußgelder der AEPD in Millionenhöhe für Fingerabdruck/Gesichtserkennung | ✔ Keine Biometrie und nur punktuelle Standortprüfung, keine Dauerverfolgung |
| Effizienz für Bautrupps und Außendienstmitarbeiter | ✘ Ungeeignet: zerknitterte oder verlorene Notizzettel in Firmenfahrzeugen | ⚠ Im Außeneinsatz auf dem Smartphone unbedienbar | ✘ Nutzlos außerhalb fester Büros (erfordert verkabelte Lesegeräte) | ✔ Native Smartphone-App für jeden Techniker und Handwerker |
| Einsatzbereit in Gebieten ohne Mobilfunkempfang | ✘ Funktioniert, aber Notizbücher gehen ständig verloren | ⚠ Schlägt bei Server- oder Verbindungsausfall fehl | ✘ Funktioniert nicht außerhalb des Büro-Netzwerks | ✔ 100 % Offline-Modus: speichert lokal und synchronisiert ohne Duplikate |
| Erstellung des offiziellen Nachweises als PDF | ✘ Stundenlanges manuelles Addieren von Arbeitszeiten im Büro | ⚠ Fehleranfällige Formeln und Rundungsungenauigkeiten | ✘ Rohexport mit hohem manuellem Nachbearbeitungsaufwand | ✔ 1-Klick-Download des offiziellen Monatsnachweises zur Unterschrift und Ablage |
| Direkte Verknüpfung mit Arbeitsberichten und Einsätzen | ✘ Getrennte Lieferscheine, die auf unterschiedlichen Wegen laufen | ⚠ Getrennt von Kundenaufträgen und Lieferscheinen | ✘ Völlig abgekoppelt von den tatsächlichen Einsätzen und Arbeitsberichten | ✔ Stempelung und bewerteter Arbeitsbericht mit Unterschrift in einer App |
| Kosten und Implementierungsaufwand | ✘ Scheinbar kostenlos mit enormen versteckten Verwaltungskosten | ⚠ Hoher Zeitaufwand für die Kontrolle und Bußgeldrisiko | ✘ 500 € bis 3.000 € für Fingerabdruckleser plus laufende Wartungskosten | ✔ Bis zu 10 Beschäftigte: 2 €/Monat zzgl. MwSt.; Mindestbetrag von 4,99 € zzgl. MwSt. Bei 11–100: 1,90 €/Monat zzgl. MwSt. für alle. Über 100: nach Vereinbarung. |
Warum Sie weder Fingerabdruck noch Gesichtserkennung verwenden sollten
In ihrer offiziellen Leitlinie untersagt die spanische Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) die Verwendung biometrischer Daten (Fingerabdrücke, Iris-Scan oder Gesichtserkennung) für die übliche Zeiterfassung in Unternehmen. Die AEPD ist der Auffassung, dass es weniger eingreifende und verhältnismäßigere Methoden gibt.
Die Installation oder der Betrieb eines biometrischen Drehkreuzes an Ihrem Firmensitz oder in Ihrer Werkstatt kann Bußgelder zwischen 20.000 € und 360.000 € nach sich ziehen, weil dadurch Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verletzt wird.
Die biometriefreie Alternative von WorkLogTracker
WorkLogTracker verzichtet auf jegliche biometrische Daten. Die Beschäftigten stempeln per Handy oder Browser mit individuellen Zugangsdaten und einer punktuellen Geofence-Prüfung am Arbeitsort: eine Erfassung, die Sie der ITSS vorlegen können, ohne biometrische Daten, wie es die AEPD empfiehlt.
Bußgelder und Sanktionen bei fehlender Arbeitszeiterfassung in Spanien
Das Gesetz über Verstöße und Sanktionen im Sozialbereich (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, LISOS) stuft Verstöße im Zusammenhang mit der Arbeitszeiterfassung ausdrücklich ein.
Schwere Ordnungswidrigkeit (Art. 7.5 LISOS)
Von 1.000 € bis 10.000 €Die fehlende Einführung der Arbeitszeiterfassung, die Nichtbereitstellung der Aufzeichnungen zum Zeitpunkt der Inspektion, die vorsätzliche Veränderung der Daten oder die Nichtaushändigung der Kopie an die gesetzlichen Arbeitnehmervertreter.
Vermutung der Vollzeitbeschäftigung (Art. 12.4 ET)
Rückwirkende Nachforderung über 4 JahreKann das Unternehmen bei Teilzeitverträgen die tägliche Stundenerfassung nicht nachweisen, vermutet das Gesetz, dass der Vertrag in Vollzeit ausgeübt wurde, und es werden von Amts wegen 4 Jahre Sozialversicherungsbeiträge mit einem Zuschlag von 20 % nachgefordert.
Nicht deklarierte Überstunden (Art. 35 ET)
Bußgeld + BeitragsnachzahlungArbeitszeiten über die reguläre Schicht hinaus, die nicht als Überstunden vergütet oder ausgeglichen werden, führen zu Beitragsnachforderungen der Sozialversicherung.
Der offizielle monatliche Arbeitszeitnachweis im PDF-Format
So sieht der monatliche Bericht aus, den WorkLogTracker automatisch für jeden Mitarbeiter erstellt – perfekt strukturiert zur Vorlage bei der Arbeitsinspektion (Inspección de Trabajo) oder beim Steuer- und Lohnbüro.
| Tag | Kommen | Pause | Gehen | Regulär | Überstunden | Vorkommnis / Prüfpfad |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01 | 08:00 | 13:00 – 14:00 | 17:00 | 8:00 | — | Punktuell per Geofence verifiziertes Stempeln |
| 02 | 08:00 | 13:00 – 14:00 | 18:30 | 8:00 | 1:30 | Genehmigte Verlängerung wegen Noteinsatz |
| 03 | 08:10 | 13:00 – 14:00 | 17:00 | 7:50 | — | Verkehrsbedingte Verspätung begründet und genehmigt |
| 04 | 08:00 | 13:00 – 14:00 | 17:00 | 8:00 | — | Regulärer Arbeitstag am zugewiesenen Standort |
Inbetriebnahme in unter 10 Minuten
Keine Hardware-Terminals kaufen, keine Serverinstallation und keine Mindestlaufzeiten.
Standorte und Mitarbeiter anlegen
Sie erstellen Ihr Konto bei WorkLogTracker, legen die Arbeitsstätten oder Baustellen an, konfigurieren die vereinbarten Arbeitszeiten und registrieren Ihre Mitarbeiter in wenigen Minuten.
Das Team lädt die App herunter
Jeder Mitarbeiter lädt die kostenlose App für iOS oder Android herunter und meldet sich mit seinen sicheren Zugangsdaten an. Er stempelt sich mit einem einzigen Fingertipp ein – mit oder ohne Netzabdeckung.
Rechtssichere Berichte & Gelassenheit
Die Verwaltung überwacht die Arbeitszeiten in Echtzeit, löst Korrekturmeldungen mit doppelter Nachvollziehbarkeit und lädt bei jeder Anforderung das offizielle Monatsformular herunter.
Maßgeschneidert für den echten Außendienst
Speziell zugeschnitten auf Betriebe mit mobilen Monteuren, Bautrupps und verteilt arbeitenden Teams.
Bau & Sanierung
Ihre Bautrupps stempeln vor Ort auch ohne Netz. Tagesberichte mit Material, Maschinen, Fortschrittsfotos und Bauherrenunterschrift sind sofort fertig.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Bau & Sanierung erfülltInstallateure & Montage
Ihre Techniker haben mehrere Einsätze am Tag. Mit WorkLogTracker erfassen sie ihre Arbeitszeit und erstellen jeden Montagebericht mit Material und Unterschrift direkt vor Ort.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Installateure & Montage erfülltWartung & Kundendienst
Beseitigen Sie Verzögerungen zwischen den Wartungseinsätzen Ihrer Techniker und der Verwaltung im Büro.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Wartung & Kundendienst erfülltGebäudereinigung & Facility Services
Verwalten Sie Dutzende von Einsatzorten und mobilen Teams mit einem System für die Arbeitszeiterfassung, das die Privatsphäre nicht verletzt.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Gebäudereinigung & Facility Services erfülltMobile Werkstätten & Pannenhilfe
Für Mechaniker, mobile Werkstätten und Pannendienste: Bereitschaftszeiten erfassen, Einsätze steuern und sofort signierte Berichte erhalten.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Mobile Werkstätten & Pannenhilfe erfülltTransport & Logistik
Ihre Fahrer und Zusteller sind ständig unterwegs. Mit WorkLogTracker stempeln sie Schichtbeginn, Lenkpausen und Wartezeiten an den Laderampen, mit Lieferberichten, die der Kunde auf dem Smartphone unterschreibt.
Sehen Sie, wie es die Vorschriften in Transport & Logistik erfülltHäufig gestellte Fragen (España)
Rechtlich fundierte Antworten für Unternehmer, Personalleiter und Verantwortliche für Arbeitsrecht.
Welche Unternehmen sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet?
Alle Unternehmen und Selbstständigen mit Beschäftigten in Spanien sind – unabhängig von Größe, Umsatz oder Branche – durch Artikel 34.9 des Estatuto de los Trabajadores (eingeführt durch den Real Decreto-ley 8/2019) dazu verpflichtet. Die Pflicht betrifft die gesamte Belegschaft, einschließlich Vollzeit- und Teilzeitverträgen, Telearbeit, reisendem Personal, Bautrupps und entsandten Technikern. Ausgenommen sind lediglich leitende Angestellte im engeren Sinne (alta dirección).
Sind Stundenzettel auf Papier oder Excel-Tabellen weiterhin rechtlich zulässig?
In der aktuellen Inspektionspraxis sind Papier und Excel-Tabellen die am häufigsten sanktionierten Methoden. Eine Excel-Datei hat nur geringe Beweiskraft, weil jeder Benutzer Zellen nachträglich bearbeiten kann, ohne einen Prüfpfad zu hinterlassen. Papierbögen wiederum werden meist alle auf einmal am Monatsende mit demselben Kugelschreiber unterschrieben, was die ITSS als offensichtliches Indiz für eine Fälschung wertet. Außerdem sieht das geplante, noch nicht in Kraft getretene königliche Dekret zur digitalen Erfassung vor, dass die Erfassung digital, unveränderbar und für die Arbeitsinspektion aus der Ferne zugänglich ist.
Warum verbietet die AEPD die Verwendung von Fingerabdruck oder Gesichtserkennung zum Stempeln?
Die spanische Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos, AEPD) hat in ihrem offiziellen Leitfaden zur biometrischen Anwesenheitskontrolle festgestellt, dass die Verwendung von Fingerabdruck oder Gesichtserkennung gegen den Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO (Art. 9) verstößt. Biometrische Daten gehören zu den besonderen Kategorien, und das Unternehmen muss weniger eingreifende Alternativen einsetzen. Die von der AEPD gegen Unternehmen wegen der Nutzung von Fingerabdrücken verhängten Bußgelder übersteigen bereits mehrere hunderttausend Euro. WorkLogTracker verwendet keinerlei biometrische Daten.
Was verlangt ein Arbeitsinspektor der ITSS bei einem Besuch oder einer Anforderung?
Der Inspektor verlangt: 1) die täglichen Aufzeichnungen von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende der Personen, die in genau diesem Moment an der Arbeitsstätte arbeiten; 2) die Historie der letzten 4 Jahre für die gesamte Belegschaft; 3) die Berechnung und Aufschlüsselung von regulären Stunden und Überstunden; und 4) den Nachweis, dass das System die Unveränderbarkeit der Einträge und die Aushändigung der Monatsübersicht an die Mitarbeiter gewährleistet. Mit WorkLogTracker erstellt der Verantwortliche das offizielle Formular sofort als PDF oder CSV.
Welche Sanktionen und Bußgelder verhängt die ITSS bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassung?
Nach dem Gesetz über Verstöße und Sanktionen im Sozialbereich (LISOS, Art. 7.5) gilt das Nichtführen der Aufzeichnung oder ihre Manipulation als schwerer Verstoß, der mit Geldbußen von 1.000 € bis 10.000 € pro Arbeitsstätte oder Unternehmen geahndet wird. Liegt bei Teilzeitverträgen keine belastbare Aufzeichnung vor, vermutet Art. 12.4 des Estatuto de los Trabajadores außerdem, dass es sich um einen Vollzeitvertrag handelt, sodass Lohndifferenzen und Sozialversicherungsbeiträge der letzten 4 Jahre mit einem Zuschlag von 20 % nachzuzahlen sind.
Wie erfassen Handwerker, Monteure und mobile Teams ihre Arbeitszeiten?
Über die mobile App von WorkLogTracker für iOS und Android. Der Mitarbeiter tippt bei Ankunft auf der Baustelle, im Lager oder beim ersten Einsatz auf „Arbeitstag beginnen“. Die App prüft punktuell per GPS-Geofence, ob er sich am zugewiesenen Standort befindet (ohne anschließende kontinuierliche Standortverfolgung). Befindet er sich in einem Keller oder in einem ländlichen Gebiet ohne Netzabdeckung, wird die Stempelung verschlüsselt auf dem Smartphone gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Empfang besteht.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Ausstempeln vergisst oder sich vertippt?
Das System lässt nicht zu, dass jemand den ursprünglichen Eintrag löscht oder überschreibt, und erfüllt damit die gesetzliche Anforderung der Unveränderbarkeit. Stattdessen stellt der Mitarbeiter einen Korrekturantrag und erläutert den Grund des Versäumnisses. Die Führungskraft prüft den Antrag und genehmigt oder lehnt ihn ab. Bei einer Inspektion ist lückenlos nachvollziehbar, wer die Änderung beantragt hat, an welchem Datum und wer sie genehmigt hat.
Wie lange müssen Arbeitszeitnachweise aufbewahrt und wie den Mitarbeitern übergeben werden?
Das Gesetz verlangt, die Arbeitszeitaufzeichnungen mindestens 4 Jahre lang aufzubewahren; sie müssen den Arbeitnehmern, ihren gesetzlichen Vertretern und der Arbeitsinspektion zur Verfügung stehen. WorkLogTracker speichert die Daten in der Cloud mit laufenden Sicherungskopien und ermöglicht den Download des offiziellen Monatsformulars als A4-PDF, damit jeder Mitarbeiter seine Kopie mit der genauen Stundenaufschlüsselung erhält.
Schützen Sie Ihr Unternehmen ab heute vor Bußgeldern von Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)
Monatlicher Mindestbetrag von 4,99 € zzgl. MwSt. pro Unternehmen für bis zu zwei Beschäftigte. Ab drei Beschäftigten: 2 € zzgl. MwSt. pro Beschäftigten und Monat, bis zu 10. Bei 11–100: 1,90 € zzgl. MwSt. pro Beschäftigten und Monat, für alle. Der Mindestbetrag wird nicht zum Gesamtpreis pro Beschäftigten addiert. Nur der Eigentümer zahlt keinen Platz. Über 100: Vertrag nach Vereinbarung.