Política de Seguridad

Esta política describe las medidas técnicas y organizativas con las que RMTracker S.L. (CIF B88803085) protege el servicio WorkLogTracker —la aplicación para Android, iOS y navegador y los sistemas que la sostienen— y esta web. Completa lo que dicen la Política de Privacidad y el apartado 7 del Anexo I de encargo del tratamiento.

Las medidas pueden evolucionar, pero no se degradarán: cualquier cambio mantendrá un nivel de protección equivalente o superior.

La base de datos, la autenticación y los ficheros adjuntos de la aplicación se alojan en Supabase, en la Unión Europea (región de Irlanda). La web pública la sirven Render y Cloudflare.

Los datos de las tarjetas de pago no pasan nunca por los sistemas de WorkLogTracker: se introducen directamente en Stripe, que está certificada como proveedor de servicios de nivel 1 del estándar PCI DSS.

• En tránsito. Todas las comunicaciones entre la aplicación, la web y los servidores viajan cifradas mediante HTTPS/TLS. La web redirige a HTTPS cualquier petición que llegue sin cifrar.
• En reposo. El proveedor de alojamiento cifra con AES-256 los datos almacenados.
• Contraseñas. No se guardan en claro: el proveedor de autenticación almacena solo una derivación resistente de cada contraseña, que no permite recuperarla.

• Aislamiento entre empresas. Todas las tablas con datos de clientes tienen activada la seguridad a nivel de fila de la base de datos: una persona de una empresa solo alcanza los datos de esa empresa, aunque manipule la aplicación.
• Control de acceso por rol. Dentro de cada empresa, lo que cada persona puede ver y hacer depende de su rol (propietario, administrador, responsable de equipo, auditor, empleado o tableta de fichaje compartida), y se comprueba en el servidor, no solo en la pantalla.
• Datos más sensibles, más restringidos. El NIF o NIE y el número de la Seguridad Social se guardan separados del resto de la ficha, y dentro de la empresa solo los ven la propia persona y los roles de propietario, administrador y auditor. Lo mismo ocurre con las bajas médicas.
• Credenciales personales. Cada persona accede con su propio usuario. En las cuentas que crea la empresa, la aplicación obliga a cambiar la contraseña inicial en el primer acceso (salvo en las tabletas de fichaje compartidas).
• Personal de RMTracker. El personal de soporte autorizado de RMTracker S.L. tiene acceso de solo lectura a los datos de las empresas clientes, incluidos los más sensibles, y solo lo usa cuando lo necesita para prestarles soporte, con deber de confidencialidad que continúa al terminar su relación.

Un registro de jornada solo sirve como prueba si no puede reescribirse. Por eso la base de datos, y no solo la aplicación, lo impide:

• Los fichajes no pueden modificarse, y solo se borran al vencer su plazo de conservación (apartado 6). Un error se corrige con una corrección aprobada por un responsable, que queda registrada junto al fichaje original.
• La firma del cliente en un parte de trabajo: una vez recogida, sus datos (quién firmó y cuándo) no pueden alterarse.
• Las aceptaciones de los textos legales no pueden modificarse: quedan con la persona, el momento y la versión aceptada.
• Trazabilidad. Las acciones relevantes sobre los datos quedan registradas con su autor y su momento.

Los fichajes se conservan durante el plazo que tiene configurado cada empresa: como mínimo cuatro años, el que exige en España el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y hasta diez si la empresa lo amplía; la empresa debe fijar el plazo que exija la normativa de su país (en Portugal, por ejemplo, cinco años). Vencido ese plazo, un proceso automático mensual suprime los fichajes, incidencias y correcciones caducados de cada empresa, junto con las entradas del registro de actividad que se refieren a ellos, y deja constancia de la fecha de corte y de cuántos registros se suprimieron, sin guardar ningún dato personal, para que la empresa pueda demostrar ante una inspección que se purgaron legalmente y no que faltaban.

Al terminar un contrato, la empresa dispone de treinta días para exportar sus datos, y su supresión o devolución se rige por el apartado 9 del Anexo I.

• La ubicación se consulta solo en el instante del fichaje, para comprobar la distancia al centro de trabajo. No hay seguimiento continuo, y si se deniega el permiso el fichaje se registra igualmente. Con cada fichaje el servidor guarda también la dirección IP desde la que llega.
• No se usan huella dactilar, reconocimiento facial ni ningún otro dato biométrico.
• La aplicación no pide diagnósticos ni partes médicos: al registrar una baja solo hay un campo de motivo, opcional y de texto libre.
• Los datos no se usan para elaborar perfiles, para publicidad ni para entrenar sistemas de inteligencia artificial.

• Funcionamiento sin conexión. Los fichajes se guardan en el dispositivo y se envían al recuperar la conexión, de modo que una caída de la red o del servicio no impide fichar. El servidor no acepta fichajes guardados sin conexión con más de treinta días de antigüedad.
• Exportación en cualquier momento. Los roles de propietario, administrador y auditor pueden descargar el registro de jornada desde la aplicación, en CSV o PDF, cuando quieran, y conservar así su propia copia.
• Pagos que no bloquean el registro. Un impago nunca impide fichar ni consultar el historial propio, porque la empresa está obligada a llevar el registro en todo momento.

Solo se recurre a proveedores que ofrecen garantías suficientes y con los que existe el contrato de tratamiento de datos del artículo 28 del RGPD. La lista, con lo que hace cada uno y dónde, figura en la política de privacidad y, para los datos que las empresas confían al servicio, en el apartado 8 del Anexo I. Cualquier nuevo subencargado se comunica a los clientes con treinta días de antelación.

Si se produce una violación de la seguridad de los datos personales:

• se contiene y se investiga de inmediato, y se documenta junto con las medidas adoptadas;
• se notifica a la empresa cliente, que es la responsable de los datos de su plantilla, sin dilación indebida y en todo caso dentro de las cuarenta y ocho horas siguientes a tener conocimiento de ella, con la información de que se disponga, para que pueda cumplir a tiempo su propia obligación;
• cuando RMTracker S.L. es la responsable del tratamiento, se notifica a la Agencia Española de Protección de Datos dentro de las setenta y dos horas que marca el artículo 33 del RGPD y, si el riesgo es alto, a las personas afectadas.

Si crees haber encontrado una vulnerabilidad en WorkLogTracker o en esta web, escríbenos a legal@rmtrackersolutions.com con la descripción y los pasos para reproducirla. La revisaremos, te responderemos y te informaremos de su solución.

Mientras tanto, no la divulgues, no accedas a datos de otras personas o empresas más allá de lo imprescindible para demostrarla, y no hagas pruebas que puedan degradar el servicio a otros clientes.