Software de Registro de la Jornada Laboral
Obligatorio, digital y trazable

Todas las empresas y autónomos con trabajadores a su cargo en España, sin excepción de tamaño, facturación o sector, están obligadas por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (aprobado por el Real Decreto-ley 8/2019). La obligación afecta a la totalidad de la plantilla, incluyendo contratos a jornada completa, a tiempo parcial, teletrabajo, personal itinerante, cuadrillas de obra y técnicos desplazados. Únicamente queda excluido el personal de alta dirección estricto.

En la práctica inspectora actual, el papel y las hojas de Excel son los métodos más sancionados. Un Excel tiene poco valor probatorio porque cualquier usuario puede editar celdas retrospectivamente sin dejar rastro de auditoría. Por su parte, las hojas de papel suelen firmarse todas de golpe al final de mes con el mismo bolígrafo, lo que la ITSS califica como indicio manifiesto de falseamiento. Además, el proyecto de real decreto sobre registro digital, aún no en vigor, prevé que el registro sea digital, inalterable y accesible a distancia por la Inspección de Trabajo.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su Guía oficial sobre control de presencia biométrico, ha establecido que el uso de la huella dactilar o reconocimiento facial vulnera el principio de minimización de datos del RGPD (art. 9). Los datos biométricos son de categoría especial y la empresa debe emplear alternativas menos intrusivas. Las multas impuestas por la AEPD a empresas por usar huella ya superan los cientos de miles de euros. WorkLogTracker no utiliza ningún dato biométrico.

El inspector exige: 1) Los registros diarios de entrada, descansos y salida de las personas que están trabajando en ese mismo instante en el centro; 2) El histórico de los últimos 4 años de toda la plantilla; 3) El cómputo y desglose entre horas ordinarias y horas extraordinarias; y 4) La acreditación de que el sistema garantiza la inalterabilidad de los apuntes y la entrega del resumen mensual a los trabajadores. Con WorkLogTracker, el responsable genera el Modelo Oficial en PDF o CSV de forma instantánea.

Según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS, art. 7.5), la no llevanza del registro o su alteración se tipifica como infracción grave, con sanciones de 1.000 € a 10.000 € por centro o empresa. Además, si no existe registro fehaciente en contratos a tiempo parcial, el art. 12.4 del Estatuto de los Trabajadores presume que el contrato es a jornada completa, obligando a abonar diferencias salariales y cotizaciones a la Seguridad Social de los últimos 4 años con un 20% de recargo.

Mediante la app móvil de WorkLogTracker para iOS y Android. El trabajador pulsa "Iniciar jornada" al llegar a la obra, almacén o primera intervención. La aplicación verifica puntualmente mediante geovalla GPS si se encuentra en la localización asignada (sin realizar ningún seguimiento continuo posterior). Si se encuentra en un sótano o zona rural sin cobertura, el fichaje se almacena de forma cifrada en el teléfono y se sincroniza en cuanto recupera señal.

El sistema no permite que nadie borre o sobreescriba el registro original, cumpliendo la exigencia de inalterabilidad de la ley. En su lugar, el trabajador genera una solicitud de incidencia explicando el motivo del descuido. El supervisor revisa y aprueba o deniega la solicitud. Ante una inspección, queda plenamente trazado quién solicitó el cambio, en qué fecha y quién lo autorizó.

La ley exige conservar los registros de jornada durante un periodo mínimo de 4 años, debiendo permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. WorkLogTracker almacena en la nube con copias de seguridad continuas y permite descargar el Modelo Oficial mensual en PDF A4 para que cada empleado reciba su copia con el desglose exacto de horas.